Електронен документооборот с контрагенти. Електронен документооборот между организации Електронен документооборот между организации

"VLSI"

Електронният документооборот между организациите на SBIS дава на клиентите следните предимства:

• Можете да изпращате документи до всяка организация, регистрирана в Руската федерация. Ако контрагентът не е участник в системата SBIS, тогава служител на компанията просто ще се свърже с представител на организацията и ще изпрати покани за участие в системата на неговата електронна поща. Веднага след потвърждаване на заявката, обменът на информация между участниците ще се извършва без посредници.
• Не е необходимо да инсталирате софтуер на вашия компютър. Всичко, от което се нуждаете, е актуален браузър и достъп до Интернет.
• За да работите с данни не е необходима специална програма. Ако отчетът първоначално е изготвен в софтуер на трета страна, например 1C, тогава можете да конфигурирате интеграция на данни със системата SLSIS.
• Стандартната форма на документа не е установена. Можете да изпращате текст, файлове с електронни таблици, изображения и др.

СКБ "Контур"

Един от първите разработчици на софтуер в Русия също се занимава с доставка на оборудване, с помощта на което се осъществява електронен документооборот между организациите. Контур разработи системата Diadoc, която служи за обмен на електронни документи. Особеност на системата е, че достъп до данни може да се получи и в чужбина. Компанията е разработила роуминг тарифи специално за тази цел. Ако желаете, можете да получите достъп до данни чрез API.

Какво ти е необходимо?

За да свърже EDI, организацията трябва да закупи:

• лицензиран софтуер;
• сървър;
• актуализиране на оборудването;
• обучават персонала;
• конфигуриране и интегриране на EDMS за работа с вътрешни приложения.

Такива инвестиции трябва да се направят, за да се свърже електронния документооборот между организацията? Включването на консултации за техническа поддръжка, EDMS и софтуерни актуализации в разходите е вторият етап от инвестицията. Тези разходи ще трябва да се плащат ежемесечно.

Заключение

Хартиеният документооборот се заменя с електронен. Той не само намалява разходите на организацията за поддръжка на процесите, но и повишава ефективността на бизнеса като цяло. За да функционира успешно EDI, трябва ясно да формулирате целите за внедряване на системата и правилно да конфигурирате оборудването.

Концепцията за „електронно управление на документи“ съществува от дълго време. Въпреки факта, че те говорят много за организирането на електронно управление на документи, все още не всеки разбира същността на процесите, протичащи в рамките на електронния документооборот. В тази статия ще се опитаме да предадем на прост език цялата важна информация за автоматизирания процес на работа с документи. Какво трябва да направя, за да започна обмена? Как да организираме работата с първична документация? Как да подадем отчети по електронен път? Отговори на най-належащите и интересни въпроси можете да намерите в поредица от нашите статии.

Външна перспектива: как да организираме електронното управление на документи

Счетоводството е неразривно свързано с изготвянето на много документи. Въпреки факта, че традицията на управление на документи на хартиен носител датира от много десетилетия, настъпи моментът да се премине към организиране на управление на електронни документи.

Нека да видим как изглежда ситуацията отстрани. В много организации вътрешните бизнес процеси вече са автоматизирани чрез частично или пълно внедряване на информационни системи. Разбира се, дейността на предприятието не се ограничава само до вътрешни процеси. Има и външно взаимодействие – с различни контрагенти и доставчици, иначе – контрагенти.

Нека разгледаме един пример. Когато конкретна бизнес операция приключи, счетоводителят започва да изготвя съответните документи. Те включват сертификати за извършена работа. Счетоводителят въвежда актовете в счетоводната система на предприятието и ги изпраща в печатен вид на контрагента, като същевременно плаща за пощенски или куриерски услуги. След като документът бъде получен от изпълнителя, той го сканира и въвежда в системата. Какво прави един счетоводител? Ръчно проследява хартиен документ и го включва в архива. Удобна ли е тази схема?

Ситуацията е противоречива. Оптимизират се само вътрешните бизнес процеси, външните остават непроменени. Междувременно разходите могат да бъдат намалени – времеви и финансови – чрез опростяване на външни процеси. По този начин доставката на хартиена документация отнема дни и дори седмици, докато прехвърлянето на електронни аналози се извършва в най-кратки срокове - само за няколко минути.

За видовете обмен

Да приемем, че се интересувате от организиране на електронно управление на документи и сте готови да се присъедините към електронния обмен на документи с вашия контрагент. Можете да изберете един от двата вида обмен.

• Интересувате ли се от директен обмен?
  В този случай първо трябва да сключите споразумение с оператора и да определите процедурата за извършване на процедурата. Когато и двете страни използват усъвършенстван квалифициран електронен подпис, не е необходимо споразумение. В други случаи не можете без него. Директният обмен ви позволява да елиминирате разходите за прехвърляне на документи - те могат да бъдат изпратени безплатно по електронна поща. Но, за съжаление, не всички документи могат да бъдат изпратени по този начин.
• Искате ли да изпращате и получавате фактури (IF) чрез оператор за електронен документооборот (EDO SF)?
  Всичко, от което се нуждаете, е еднократна връзка с мрежата на оператора и спазване на правилата за обмен, след което можете свободно да използвате функционалността на услугата. Благодарение на широкия си набор от възможности – технологични, кадрови и юридически, операторът осигурява абсолютно легитимен обмен на фактури и други документи в електронен вид.

Да започнем да работим с EDI

Нека да разгледаме по-подробно как се извършва процедурата за обмен. За да организирате електронно управление на документи, трябва да изпълните три прости стъпки:

• Първо се свързвате с вашия оператор.
• Купете сертификат за електронен подпис и инструмент за криптографска защита (CIPF).
• С помощта на оператора свързвате вашите контрагенти към услугата (ако е необходимо).

Други организационни въпроси се изпълняват от операторите на EDF на Северния флот. Основната задача за тях е да осигурят на потребителите удобни условия за работа.

Гледайте видеоклипа и преценете лекотата на използване на уеб клиента Synerdocs.

Забележка изд.

Как става връзката?

На първо място, трябва да се свържете с оператора и да обсъдите две точки: колко ще струва връзката и за колко време ще бъде завършена. Едва след това се подписва договор с оператора.

Регламентът е документ, който описва подробно задачите, решавани от услугата, правилата за нейната работа и важни правни въпроси.

Получаване на сертификат за електронен подпис и криптографска защита на информацията

Сертификатът се издава от всеки сертифициращ център, който е акредитиран от Министерството на телекомуникациите и масовите комуникации на Руската федерация (списък на акредитираните CA). Често такива центрове са оператори на електронен документооборот на Северния флот. Те предоставят сертификати чрез своята партньорска мрежа.

Няколко думи за електронния подпис (ЕП). Това е набор от знаци, написани в определен ред. Електронният подпис се прилага към електронния документ и удостоверява неговата автентичност. Има три вида подписи: обикновени, подобрени неквалифицирани и подобрени квалифицирани.

Но си струва да направите резервация: документ в електронна форма може да бъде легитимен само ако законът не посочва друго или това не противоречи на логиката на използването на документа. Например законовите разпоредби предвиждат специфични изисквания за строги отчетни документи и техните формуляри, които могат да бъдат само на хартиен носител. Не се допуска използването на фотокопия на формуляри на документи, в които държавният герб на Руската федерация или емблемата на съставно образувание на Руската федерация се използва като реквизит (съгласно клауза 5.7 от GOST R 6.30-2003), което всъщност забранява съхраняването и обмена в електронен вид на някои удостоверения, актове за гражданско състояние и др. П.

Съществуват и редица документи, които могат да бъдат преобразувани в електронен вид, но все още не се практикуват по ред причини. Например документи за персонала. Първо, някои такива документи имат дългосрочни, а понякога и постоянни периоди на съхранение, а практиката на електронните архиви все още е слабо регулирана от закона. На второ място, такива документи са пряко свързани с лични данни, което означава, че е необходимо да се осигури тяхното съхранение в съответствие със специални законови изисквания.

- След преминаване към EDF трябва ли да отпечатвам и съхранявам документи на хартия?

Всъщност това противоречи на логиката на електронния документооборот. Ако един документ е СЪЗДАДЕН в електронен вид и подписан с електронен подпис, то той според закона е оригинал. Не е необходимо да съхранявате хартиено копие от него.

И ако трябва да подадете документ на външни регулаторни органи или на съда на хартия (ако няма необходимите технически средства за преглед на електронен подпис), тогава е достатъчно да го отпечатате и да го удостоверите с печата на организацията и “жив” подпис на упълномощено лице.

- Какво е CIPF и защо е необходим? Ще трябва ли да закупя лицензи?

Без средства за криптографска защита на информацията (CIPF) днес е невъзможно да се осъществи правно значим документооборот. Това е специална програма, която осигурява криптиране на данни, необходимо е да се създаде и провери електронен подпис.

Всъщност, преди да започнете да обменяте документи по електронен път, трябва да закупите лиценз CIPF.

- Възможно ли е да закупите едно удостоверение за електронен подпис и да го ползвате за всички?

Периодично се сблъскваме с практиката счетоводител или секретар да подписва документи за директор с електронен подпис. Всъщност това нарушава сигурността и целостта на електронния подпис - абсолютно не можете да прехвърлите или да доверите личния си ключ на друго лице. Ако този факт бъде открит, Удостоверяващият орган е длъжен да отмени сертификата.

Факт е, че сертификатът за електронен подпис се издава изключително на физическо лице, действащо от свое име или от името на юридическо лице въз основа на Хартата или пълномощното. На основание чл. 14 от Федерален закон № 63 „За електронните подписи“, подписът трябва да съдържа информация, която ви позволява да идентифицирате конкретното лице, подписало документа. И в този случай това ще бъде собственикът на сертификата за ключ.

Разбира се, има ситуации, когато получавате документ, подписан не от конкретно лице, а например от държавен отдел. Това се случва само ако подписването става автоматично като част от сложни процеси за обработка на заявките на гражданите. Във всички останали ситуации електронният подпис на първо място подчертава личното участие на конкретно лице в подписването на документа.

- Колко време могат да се съхраняват подписани електронни документи? В крайна сметка сертификатът за ключ за електронен подпис има ограничен срок на валидност.

Това е наистина важен въпрос. Първичните счетоводни документи трябва да съхраняваме средно поне пет години, но удостоверението за електронен подпис е валидно само една година. До края на този период, ако изведнъж се изискват документи, ще трябва да докажете, че сертификатът е бил валиден в момента на подписването. Поради това операторите за управление на електронни документи използват специален формат за подпис - подобрен електронен подпис. Може да потвърди момента на създаване на електронния подпис и валидността на удостоверението за този период от време.

Също така, в момента на подписване на документ с електронен подпис се поставя печат за време и резултат от проверката на валидността на сертификата, което ще ви позволи да докажете, че вашият документ има правна сила дори след изтичане на сертификата.

По този начин, използвайки усъвършенстван електронен подпис, не е нужно да се притеснявате за правната значимост на вашите документи в електронния архив.

- Защо изпращането на формализиран документ е по-скъпо от неформализирано?

Работата е там, че процесът на обработка на формализиран документ (например фактура) е много по-сложен от неформализиран. Освен това законодателят поставя определени изисквания, правила за работа и одобрени формати. Всичко това увеличава разходите за ресурси на операторите на документооборота, а оттам и цената.

- Мога ли да използвам електронни документи като доказателство в съда?

Да, разбира се. Вярно, това все още не е широко разпространена практика. Въпреки това, съгласно параграф 3 на чл. 75 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация (АПК на Руската федерация), документите, получени чрез информационната и телекомуникационната мрежа на Интернет и подписани с електронен подпис, се приемат като писмени доказателства. Ако съдът няма възможност да използва електронни документи като доказателство, тогава ще бъде достатъчно да направите хартиени копия, да ги заверите с печата на организацията и подписа на ръководителя.

Също така на официалния уебсайт на Върховния арбитражен съд на Руската федерация, след като попълните формуляра, можете да изпращате документи до арбитражните съдилища в електронна форма без електронен подпис.

- Вярно ли е, че когато работим с услугата за обмен, Федералната данъчна служба ще преглежда всички наши документи, които обменяме с контрагентите?

Не, това не е вярно. Операторите за електронно управление на документи не разкриват данни за обмен на никого и не предоставят документи на държавни органи, освен ако няма съдебно решение или друго определение (заповед). Единственото нещо, за което операторът уведомява Федералната данъчна служба, е фактът, че организацията се е свързала с електронно управление на документи с електронни фактури (съгласно Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 25 април 2011 г. N 50n). Можете да сте сигурни, че вашите документи ще бъдат сигурно съхранени в центъра за данни на оператора и само вие ще имате достъп до тях.

Разбира се, това не са всички въпроси в момента, но ние сме уверени, че с времето ще има по-малко такива въпроси: практическият опит и конкретните прецеденти ще създадат повече разбиране в тази област. Трудно е да се премине към нещо ново, когато тази история едва започва. Също така си струва да се надяваме, че с течение на времето държавата ще създаде най-удобните и прозрачни условия не само за участниците в EDI, но и за обменните оператори.

Оригинална статия в портала Одит

Електронен документооборот между организациите – как работи? Какви документи могат да се обменят по електронен път, как да се изготви споразумение с контрагент за установяване на електронно взаимодействие и какво трябва да бъде включено в регламентите? Това ще бъде обсъдено в нашия материал.

Важен елемент от всеки електронен документооборот е електронният документ. За да придаде правно значима сила на документ, създаден в електронен вид, и двете страни в електронния документооборот трябва да му осигурят 3 важни свойства. Електронният документ трябва:

• Имате необходимите подробности.
• Спазвайте одобрения формат.
• Заверява се с подписа на отговорното лице.

Ако вие и вашият контрагент сте организирали генерирането на електронни документи в установени формати във вашите предприятия, е необходимо технически да осигурите електронното си взаимодействие с тях. Как да го направим?

За да могат две отделни системи взаимно и ефективно да обменят документи, е необходимо да се определят всички нюанси на документооборота в специални разпоредби.

На първо място, трябва да разберете кои електронни документи трябва да бъдат подписани с обикновен електронен подпис и кои с подсилен. На фигурата са показани законово разрешените видове електронни подписи.

Електронният документооборот с контрагентите може да включва документи с различна степен на значимост и поверителност. Например, най-строгите изисквания се прилагат за електронните фактури: те трябва да бъдат подписани изключително от UKEP и изпратени чрез EDI оператор (Заповед на Министерството на финансите на Русия от 10 ноември 2015 г. № 174n). А за вътрешнофирмени документи използването на UKEP не е задължително. Следователно самата компания решава какъв подпис ще се използва за подписване на този или онзи вътрешен документ.

В наредбите за управление на електронни документи е необходимо да се установи процедурата за подписване на електронни документи и да се очертае кръгът от отговорни лица, които имат право да ги подписват.

След като разрешите всички регулаторни проблеми с контрагентите, трябва да изберете EDF оператор, чрез който ще обменяте електронни документи и ще сключите споразумение с тях. Освен това ще трябва да разрешите други проблеми:

• Организира електронен архив на получените и изпратени електронни документи.
• Направете допълнения в счетоводната политика относно преминаването към електронен документооборот.
• Осигуряване на отговорни лица с електронен подпис.
• Решаване на други организационни и технически въпроси, необходими за ефективната работа на системата.

Размяна на документи под формата на сканирани изображения: как и кога е възможно това

Електронният обмен на документи между контрагентите под формата на техни сканирани изображения се практикува в компаниите отдавна - от появата на различни интернет пощенски услуги. За да направите това, нямате нужда от специални програми или връзка с EDF оператори. Въпреки това, лекотата на използване на този метод за обмен на документи има редица значителни недостатъци:

• Невъзможност за гарантиране на сигурността на информацията.
• Значителни разходи на време и труд за конвертиране на хартиен документ в електронно сканирано изображение.
• Необходимостта от последващо отпечатване на документа.
• Невъзможност за бърза размяна на договорени документи.
• Други недостатъци (липса на възможност за проследяване на документа, забавяне на одобрението по йерархия във фирмата и др.).

Това води до стесняване на обхвата на приложение на този метод за обмен на документи по електронен път между организациите. Обменът на сканирани изображения се използва предимно за тези видове документи, които не са правно значими за компанията. И те се изпращат по електронен път до контрагента само за ускоряване на взаимодействието (изпълнение на условията на договорите или решаване на текущи бизнес проблеми). В същото време хартиеният оригинал се изпраща по пощата или по куриер.

Кога имате нужда от приложение за свързване с електронно управление на документи?

Понякога, за целите на външно взаимодействие със заинтересовани страни, компанията трябва да попълни заявление за свързване към електронно управление на документи и редица други документи, като използва специален формуляр. Повечето компании се сблъскват с необходимостта да попълнят такова заявление, когато подават електронни отчети към Пенсионния фонд.

В този случай участниците в електронния документооборот няма да бъдат бизнес партньори, а компанията и извънбюджетният фонд. Заявлението не може да бъде написано под каквато и да е форма - готовият му образец можете да намерите на сайта на пенсионния фонд. Той трябва да съдържа следните данни:

• Данни за компанията, която влиза в електронно взаимодействие с фонда.
• Информация за телеком оператора и използвания инструмент за криптографска защита на информацията.

Но едно заявление за електронно взаимодействие с фонда не е достатъчно. Също така е необходимо:

1. Преди да попълните заявлението, изберете акредитиран сертификационен център, който предоставя техническите нюанси на свързване на документооборота чрез TCS и след това сключване на договор (споразумение) с него за предоставяне на услуги за прехвърляне на електронни документи.
2. След като подадете заявлението и го проверите от специалистите на фонда, сключете споразумение с PRF за свързване към електронно управление на документи. Формулярът може да бъде изтеглен от сайта на фондацията.

Електронният обмен на информация между компаниите и Пенсионния фонд на Руската федерация ви позволява да предоставяте персонализирана счетоводна информация, без да посещавате фонда, своевременно да идентифицирате и коригирате грешки в отчитането и да решавате редица други проблеми.

За повече информация относно електронното взаимодействие с Пенсионния фонд на Русия вижте този материал.

Компанията сама определя как да премине към електронен документооборот с контрагентите. Но при всички случаи това е процес на преговори. Предложението за преминаване към електронен документооборот може да бъде решено устно, под формата на писмена покана от някой от бизнес партньорите или чрез подписване на специално споразумение.

За да поканите писмено своя контрагент да създаде електронен документооборот, можете да изпратите писмо до него. Изпращането на такива писма помага на компания с голям документооборот да покани нови и съществуващи партньори за електронно взаимодействие.

В текста на писмото трябва да информирате контрагента в кратка форма:

• Относно законово установената възможност за електронен документооборот.
• Неговите предимства.
• Формуляри на документи, които се предвижда да се обменят по електронен път.
• Необходими действия за преминаване към тази система.

Примерно писмо за прехода към електронно управление на документи (откъс) е представено по-долу.

Без да променяте текста на писмото и да замените само данните на контрагентите, можете бързо да ги информирате за желанието си да организирате взаимен електронен обмен на документи.

Споразумение за обмен на електронни документи между юридически лица

Контрагентите могат да определят нюансите на безхартиеното взаимодействие в отделно споразумение за електронно управление на документи. Как да го съставя?

Законодателството не установява специални изисквания за формата и съдържанието на споразумение за електронен документооборот между юридически лица. Следователно неговият състав и съдържание се определят от участниците в него. В този случай е необходимо да се спазва стилът и структурата, общи за такива документи (необходимо е да се опише предметът на споразумението, срок на валидност, подробности за страните и други въпроси).

Фигурата по-долу показва основните (възможни) раздели на такова споразумение.

За да се установи електронно взаимодействие, е необходимо да се съгласуват неговите нюанси. Това може да стане устно, чрез изпращане на писмо и/или чрез подписване на отделен договор. Също така ще е необходимо да се решат редица свързани въпроси (да се предпише процедурата за електронен обмен на документи, да се идентифицират отговорните лица, да им се предостави електронен подпис и др.).

Организацията не е нова. Но въпреки факта, че много големи и средни предприятия са обхванати от него, не всеки все още разбира същността на процесите, протичащи в рамките на EDI. В тази статия ще се опитаме да предадем на прост език важна информация за автоматизирания процес на работа с документи. Какво трябва да направя, за да започна обмена? Как да организираме работата с първичния? Как да подадете отчети чрез Интернет? Прочетете отговорите на най-належащите и интересни въпроси по-долу.

Външна перспектива: как да внедрим електронно управление на документи в една организация

Счетоводството е неразривно свързано с изготвянето на много документи. Само преди 10 години счетоводството работеше на хартия, но дойде време да се премине към нов ред.

В много предприятия вътрешните бизнес процеси вече са автоматизирани чрез частично или пълно внедряване на информационни и счетоводни системи. Но дейността на компанията не се ограничава само до вътрешни процеси. В същото време има и външно взаимодействие с контрагентите.

Нека разгледаме един пример. Когато дадена стопанска операция е завършена, счетоводителят изготвя съответните документи. Той въвежда сертификатите за извършена работа в счетоводната система на предприятието, разпечатва ги и ги изпраща на контрагента, като плаща за пощенски или куриерски услуги. От страна на изпълнителя документът се сканира и въвежда в системата. Какво прави един счетоводител? Ръчно проследява хартиен документ и го въвежда в архива. Това е типична процедура, ако няма корпоративна информационна система. удобно ли е

Ситуацията е противоречива. Оптимизират се само вътрешните бизнес процеси, външните остават непроменени. Въпреки това, чрез опростяване на външни процеси, можете допълнително да намалите разходите - времеви и финансови. Така отнема дни и дори седмици, за да се достави кореспонденция на хартиен носител, но прехвърлянето на информация в цифров вид се извършва за няколко минути.

Видове електронен документооборот между организациите

Да приемем, че сте готови да дигитализирате взаимодействията с контрагентите. Можете да изберете един от двата вида обмен.

1. Размяна на документи чрез имейл. Съветваме ви ясно да включите този метод на взаимодействие в споразумението между страните, като посочите имейл адресите, които ще участват в обмена. Участниците могат да използват всякакъв вид електронен подпис, ако са съгласни с това, но при подписване на документи с подобрен квалифициран подпис няма да се изискват допълнителни споразумения.
   Стоп фактор: Разбирате, че не цялата документация може да бъде изпратена по имейл.
2. Изпращане и получаване на фактури (IF), както и други документи чрез оператора за електронен документооборот (EDO SF). Това изисква само еднократно свързване към мрежата на оператора и спазване на правилата за обмен, след което можете свободно да използвате функционалността на т. нар. услуга за обмен. Благодарение на широкия си набор от възможности – технологични, кадрови и юридически – операторът осигурява абсолютно легитимен обмен между организациите.

Да започнем да работим с EDI

Нека разгледаме по-отблизо процедурата за обмен с помощта на EDI оператора SF. За правилна работа трябва да изпълните три прости стъпки:

• Купете сертификат за електронен подпис и инструмент за криптографска защита (CIPF).
• Свържете се с оператора, който ви интересува.
• Поканете контрагенти, с които работите редовно, за обмен.

Останалите организационни въпроси ще бъдат решени от специалисти от оператора на EDF. Тяхната основна задача е да осигурят на потребителите удобни условия за работа.

За 7 минути ще научите всичко за външната система за управление на електронни документи в една организация на примера на услугата Synerdocs. Видеото ще ви разкаже за процедурата за обмен в уеб клиента: как да ги изтеглите от локално хранилище и да ги създадете в услугата, как да поканите контрагенти и т.н.

Гледайте видеоклипа и преценете лекотата на използване на уеб клиента Synerdocs.

Свържете се с услугата за обмен. Процедура

За да стартирате EDF, трябва да се свържете с представители на оператора и да обсъдите две точки:

1. колко струва връзката?
2. в какъв срок ще бъде завършен.

Само след това се сключва споразумение с оператора и се присъединявате към правилата за обмен, които описват подробно задачите, решавани от услугата, правилата за нейната работа и важни правни въпроси.

Получаване на сертификат за електронен подпис и криптографска защита на информацията

Сертификатът се издава от всеки сертифициращ център, който е акредитиран от Министерството на телекомуникациите и масовите комуникации на Руската федерация (списък на акредитираните CA). Често операторите на електронния документооборот на Северния флот сами изпълняват функциите на такива центрове и издават сертификати чрез своята партньорска мрежа.

Няколко думи за. Това е набор от знаци, изписани в определен ред, който се прикрепя към документ и удостоверява неговата автентичност. Има три вида подписи: обикновени, подобрени неквалифицирани и подобрени квалифицирани.

Федерален закон № 63 „За електронните подписи“ гласи, че документ, удостоверен с прост или подобрен неквалифициран електронен подпис, може да се счита за еквивалентен на хартиен с истински подпис. Обикновеният електронен подпис обаче може да не е достатъчен за основно управление на електронни документи между организациите.

Що се отнася до документ с усилен квалифициран електронен подпис, той се счита за аналог на хартиен документ със собственоръчен подпис и печат. Федералната данъчна служба признава за правно значими само тези ED, които са подписани с квалифициран сертификат.

За създаване и проверка на електронни подписи се използва инструмент за криптографска защита на информацията (CIPF), който е специална програма за криптиране и декриптиране на предавани данни.

Относно свързването на контрагенти

Възможно е да се прехвърли вътрешнокорпоративен документооборот в цифрово „поле“ само с онези контрагенти, които вече са свързани с оператора на EDF. Разбира се, няма да има повече от половината от тях. Често контрагентите се нуждаят от допълнителна мотивация, за да вземат решение в полза на преминаването към нов формат на взаимодействие. От своя страна операторът е готов да предложи малък бонус под формата на безплатен или преференциален обмен за определен период. Той също така помага за разрешаването на всички проблеми относно , тъй като той е пряко заинтересован от квалифицирана поддръжка за настоящи абонати и добавяне на нови.

Няма значение кой EDF оператор използва вашият изпълнител. Можете да обменяте с него чрез роуминг технология. Можете също така да организирате взаимодействие с контрагенти по други начини.

Единият вариант е да се свържете с няколко борсови услуги (системи) наведнъж. Този метод на електронен документооборот между организациите се нарича мултиоператор. Можете да го изберете за себе си или да го предложите на партньора си (ако е подходящо).

Ами ако вие и вашият контрагент използвате различни услуги и никой от вас не иска да го промени? В такава ситуация оптимален е вторият вариант, когато се свържете заедно с вашите оператори и ги поканите да установят обмен помежду си.

Обобщете

Нека да обобщим. Преди да премине към цифров формат на взаимодействие с контрагенти, счетоводителят трябва да запомни три подробности:

1. Усъвършенстваният квалифициран електронен подпис придава на документа правно значение.
2. Операторът гарантира бърза и безпроблемна доставка на електронни документи.
3. За да започнете да използвате услугата, трябва да се присъедините към разпоредбите, да закупите ES сертификат и CIPF. Останалите въпроси ще бъдат решени от самия оператор.