Какво пише на базата на разходния ордер. Попълване на приходен касов ордер

В нашето време на тотална доминация на банките и банковите преводи никоя организация не може без реални средства. Тази статия разглежда разходния касов ордер (РКО) и проблемите, свързани с неговото прилагане.

Всяка организация или индивидуален предприемач е длъжен да извършва разплащания с контрагенти, да извършва плащания към бюджета и фондовете чрез разплащателна сметка. Но все още има много случаи, когато имате нужда от пари:

• издаване на отговорно лице
• изчисляване на заплатите
• издаване за бизнес нужди
• авансово плащане към доставчика

Федералният правен акт възлага на Централната банка да определя поетапно касовите операции. Тази процедура е разписана в Директивата на банката, която гласи, че всички парични средства и касови операции се извършват чрез нареждания: входящи и изходящи. Там са посочени и имената. Тези форми са залегнали в законодателни разпоредби. Формуляр KO-2 е предназначен за разходен касов ордер.

По този начин създаването на касов документ при издаване на пари е задължителна процедура.

Пример за попълване на касова бележка ще ви помогне да съставите правилно документа. Освен това трябва да се запише в дневник, където се записват всички входящи и изходящи документи на касата. Това списание от своя страна има стандартен формуляр KO-3.

Регистрация на поръчка

Изготвя разходен касов документ. На законодателно ниво няма ясни изисквания за това как да попълните поръчка. Но тъй като има унифициран формуляр за поръчка, отговорното лице попълва формуляра за поръчка в съответствие с изискванията на съответните полета във формуляра:

• Името на организацията е изписано на горния ред
• под него е структурна единица; ако няма разделение, тогава се поставя тире
• в табелата „Кодове“ кодът OKUD 0310002 се въвежда автоматично, а кодът OKPO трябва да съответства на кода от класификатора

След това трябва да влезе счетоводителят. Кредитът на сметката винаги ще бъде 50, но дебитът зависи от бизнес транзакцията, в съответствие с която се издават пари:

• 70 – издаване на заплати на служителите
• 60 – плащане към доставчици и клиенти
• 71 - разплащания с отговорни лица
• 51 - прехвърляне на определена сума по разплащателната сметка на организацията

В следващата колона се въвежда сумата на транзакцията, а отдолу е името на служителя, който получава парите. В реда „База” се записва бизнес транзакцията, въз основа на която се теглят пари. Това най-често е:

• възнаграждение на служителите
• издаване за бизнес нужди
• парите се превеждат по сметката (разплащане)
• плащания по лизингови договори и др.

На следващия ред „Сума” сумата се изписва с думи. Редът „Приложение“ е документи, потвърждаващи текущи бизнес транзакции. Може да е:

• извлечение за плащане
• за битови нужди
• разписка за обявата за парична вноска, съответно и др.

Отдолу се подписва ръководството на организацията. Ако в организацията няма счетоводител, тогава мениджърът подписва вместо него.

Изисквания за регистрация на RKO

Пример за попълване на нареждане за парични потоци потвърждава, че нареждането за парично плащане е финансов документ, следователно:

• Не трябва да има петна или грешки в записите
• Невъзможно е удостоверяване на консуматив с електронен цифров подпис
• документът трябва да бъде на хартиен носител

Издаване на пари на каса чрез касов апарат

Касиерът на организацията издава парите според разходния ордер. Това включва проверка на правилността на поръчката и проверка дали управителят и главният счетоводител са поставили подписите си в съответните редове. Поръчката съдържа ред, в който са написани паспортните данни на получателя:

• фамилията, собственото име, бащиното име трябва да са в дателен падеж
• Преди издаване касиерът трябва да свери паспортните данни в поръчката с оригинала, който получателят трябва да предостави

В реда „Получено” е необходимо да напишете сумата от касата, да поставите текущия номер отдолу и да се подпишете за лицето, което директно получава парите. След като получи съответната сума, касиерът трябва да постави името си и да се подпише.

Сега всички документи се попълват на компютър. Инструкциите на Банката на Русия № 3210-U отбелязват, че консумативът може да се попълни и на ръка.

Също така не се споменава, че не можете да комбинирате автоматично и ръчно пълнене. По този начин, ако е необходимо, можете да попълните на ръка онези редове, които не са включени в консумативите автоматично. Разходният документ се попълва в единствено число и се завежда в касовата книга.

Касово обслужване в кредитни институции

RKO също се използва, но има малко по-различна форма. В своите инструкции Банката на Русия е установила стандартен формуляр за OKUD 0402009. Този формуляр е в много отношения подобен на този, използван от некредитни организации, но има разлики. Например нови подробности:

• Талон за откъсване за RKO № - номерът е посочен с цифри, които трябва да отговарят на RKO
• дебит и кредит се формират съгласно изискванията на нормативната уредба на банката
• свободно поле - попълва се съгласно изискванията на правилата на т.нар. аналитично счетоводство при сделки с благородни метали. Тази процедура е залегнала във вътрешния документ на организацията, счетоводната политика
• символ - символите се записват с цифри
• кодът на документа е обозначението на документа в цифри
• посока на издаване на пари в брой – напишете посоката на издаване, като вземете предвид символите

Всяко юридическо лице, което води счетоводна отчетност в съответствие с всички законови изисквания, и всяко физическо лице, което извършва търговска дейност и е индивидуален предприемач, има парични средства в предприятието, получени от банката или от клиенти за определени цели. Паричните средства се съхраняват в касата на дружеството.

Какъв е този документ и за какво служи?

Разходният ордер се отнася към първичните документи. Въз основа на поръчката се извършват касови операции. Директно въз основа на този документ средствата трябва да се издават от касата.

Паричните средства се издават от касата за разходи, които отиват за извършване на видовете дейности, посочени в Устава на предприятието, или които са основните за предприемача.

В бъдеще служителят е отговорен за тези средства. В този случай основата за издаване на средства и издаване на дебитно нареждане е изявление на служител или заповед на предприятието, подписан от управителя.

Когато се издават парични средства за плащане на служители на предприятие (заплати, отпуски, обезщетения, пенсии), това трябва да се направи въз основа на изявлениетоподписан от директора.

Възможни са и други случаи на разходи - изплащане на дивиденти, плащане на доставчик, издаване на заем на служител и др. Във всички тези случаи се издава разходна заповед, в която се посочва основанието за разходване на средствата.

Издаването на пари на хора, които не работят в дадено предприятие, става по разходни ордери, които се издават на всяко лице поотделно. Понякога средствата могат да се издават според извлечения, които се съставят въз основа на сключени споразумения.

Кой го издава и попълва?

Фиш за теглене издава се от главния счетоводител, а в негово отсъствие - от управителя. Законодателството предвижда подписите на администрацията на предприятието в документа, т.е. управител и главен счетоводител. Подписът на управителя може да липсва, ако вече е включен в документите, които са основа за издаване на средства от касата. След това поръчката се прехвърля на касата или лице, упълномощено да извършва касови операции.

При издаване на пари от касата с помощта на консуматив, както счетоводителите понякога наричат ​​този документ, касиерът трябва да поиска от получателя да представи паспорт. Паспортът може да бъде заменен с друг документ, който да удостоверява самоличността му.

Касиерът въвежда данните за представения документ в съответните графи на разходния ордер. След това той трябва да изиска разписка от получателя на средствата.

Процедура за попълване на поръчка

Правилното попълване на разходен ордер, съкратено РКО, изисква концентрация и точност. В първичните документи, чрез които се обработват паричните операции, Не се допускат корекции и петна. Ако откриете грешка във вече изпълнен документ, има само един изход: документът трябва да се преиздаде на базата на „Удостоверение от счетоводител“, в което трябва да посочите подробно и подробно същността на грешката и необходимостта да се коригира.

Процедурата за попълване на документа е следната:

1. Цифровият код на формуляра RKO 0310002 и името на формуляра за поръчка № КО-2 се въвеждат в таблицата, наречена „Кодове“. Намира се в горния десен ъгъл на формата. В същата таблица трябва да посочите OKPO кода на предприятието.
2. В горната колона се изписва пълното име на дружеството в съответствие с Устава. Разходните ордери се номерират по ред, започвайки с първия номер от началото на годината. Датата на изпълнение на документа се записва в съответната колона.
3. В раздела „Кореспондентска сметка, подсметка“ се посочва сметката, дебитирана в тази операция, т.е. се записва счетоводното записване.
4. В колоната „Сума“ въведете сумата в цифри в рубли и копейки. След това напишете името на компанията, с която се извършват плащанията, или пълното име на лицето, на което се издават парите.
5. Колоната „База“ трябва да съдържа информация за подробностите на документа, който е основа за издаване на средства от касата и описание на операцията.
6. В раздел „Приложение” при необходимост се изброяват приложените към поръчката документи.
7. Следват подписите на администрацията - директор и главен счетоводител.
8. В колоната „Получено“ лицето, на което са издадени средствата, трябва да напише сумата с думи, да постави датата на получаване и собствения си подпис. Получателят трябва лично да се разпише в касата за получените средства. При получаване на пари от ведомост или фиш сумата може да не е посочена с думи. На следващия ред трябва да попълните всички данни на документа, който удостоверява самоличността на лицето, което получава плащания от касата на дружеството.
   Парите от касата могат да се издават чрез пълномощник. Ако това се случи, тогава във формата RKO след името на директния получател се въвеждат данните на лицето, за което е издадено пълномощното. В раздела „Приложение“ се посочват номерът и датата на пълномощното, по което това лице е получило средствата. Пълномощното трябва да остане в касата, като документ към разходния ордер.
   Когато се издава пълномощно за получаване на няколко плащания или за получаване на средства от различни компании, тогава се генерират копия от това пълномощно в необходимото количество и се заверяват, както е установено от ръководителя на предприятието. Към касовите бележки трябва да се прилага заверено копие, а оригиналното пълномощно е в касата и се прикрепя към касата при последното плащане.
9. В долната колона на разходния ордер трябва да има подпис на касиера с препис.
10. Колоната „Код на структурна единица“ изисква попълване, ако предприятието има няколко отдела или отдела.
11. Разделите „Код за аналитично счетоводство“ и „Код за целево предназначение“ са предназначени за онези предприятия, които извършват дейността си за сметка на целеви средства.

Забранява се издаването на разходни ордери на получателите на средства. Средствата могат да бъдат изплатени само в деня на издаване на паричното плащане. Към документите към разходните бонове се поставя печат „Платено“, като задължително се посочва датата на плащане. Информацията за паричните сетълменти след съставяне и преди прехвърляне на касата се вписва в „Дневник за регистрация на входящи и изходящи касови документи“.

На кого трябва да се издаде RKO при изплащане на заплати според ведомостта?

Тъй като в директивата няма ясни правила относно това как да се формализира уреждането на пари в брой при издаване на заплати по извлечение, ще изхождаме от общите правила. Те са такива. Фишът за заплата е със срок на валидност максимум 5 работни дни клауза 6.5 Инструкции. Директорът трябва да посочи конкретен период в изявлението, въз основа на колко дни са необходими за изплащане на заплатите на всички служители (като се вземат предвид установените срокове за изплащане на заплати, текущи командировки, ваканции, отпуск и др.). През този период сумата за издаване по извлечение може да се съхранява в касата над лимита. параграф 2 Инструкции. И докато изтече този срокили цялата заплата няма да бъде изплатена преди края на този период и стр. 4.6, 6.5 Бележки:

• RKOнито за цялата сума, посочена в извлечението, нито за вече издадените суми по извлечението от началото на неговата валидност, не е издаден;
• не са отразени в касовата книганито парите, предназначени за издаване, нито вече издадените пари според изявлението на служителите.

В края на последния ден от валидността на извлечението, касиерът подписва извлечението, отбелязва внесените суми върху него и го предава в счетоводството. Счетоводителят проверява всичко и също се подписва. И едва след това, но винаги в същия ден, счетоводителят изготвя парични сетълменти за общата действително издадена сума на служителите. ал. 3 стр. 6.5 Инструкции, като номерът и датата му са посочени на последната страница на извлечението. След това касиерът регистрира касовия апарат в касовата книга клауза 4.6 Инструкции.

Ако има няколко отчета, например всеки отдел има свой собствен, тогава не е необходимо да създавате отделен касов апарат за всеки от тях. Можете да направите едно парично сетълмент за общата сума на издадената заплата и да прикачите всички извлечения към него. Съответно номерът на този касов апарат трябва да бъде посочен във всички извлечения.

При редовно парично плащане, което не е свързано със заплата, посочването на получателя и неговите паспортни данни, както и неговият подпис ал. 2, 3 клауза 6.1, клауза 6.2 Инструкциинеобходимо е организацията да има потвърждение, че е платила определена сума на определено лице и това лице я е получило. И те съставят такова парично споразумение, преди парите да бъдат издадени на посочения в него получател клауза 6.1 Инструкции.

Но в момента на съставяне на парични сетълменти въз основа на заплатите:

• пари вече са издадениот касата към служителите по извлечение, някои от тях евентуално в предходни дни;
• потвърждение за издаваневсяка определена сума има вече- Това са подписите на работниците върху декларацията.

Ето защо RKO, съставен въз основа на ведомостта за заплати,необходими само за извършване на записи в касовата книга за издадените суми по извлечение и не представлява потвърждение за трансфер на пари.Това означава да влезете в нечий f. И. О. в реда „Издаване“ и не се изискват паспортни данни в реда „От ___“. Съответно никой не трябва да подписва RKO вместо получателя. Ето защо Инструкцията споменава попълването на тези редове само във връзка с общия ред за издаване на пари от касови апарати стр. 6.1, 6.2 Бележки. А за изплащането на заплатите е установен специален ред, който сме разгледали, в който няма такива правила клауза 6.5 Инструкции.

На практика обаче могат да се срещнат и други грешни, опции за дизайн на RKO:

• <или>на самия касиер - неговото име. И. О. поставете в реда „Издаване“, а в реда „От ___“ посочете неговите паспортни данни. Мотивите тук са следните: касиерът издава заплатата според извлечението, следователно касовият апарат трябва да бъде издаден на негово име. Това е неправилно, тъй като всички пари в касата, включително тези, предназначени за изплащане на заплати, вече са при касиера, тъй като той е лицето, което отговаря финансово за касата. Парично споразумение може да бъде издадено за някой, който работи като касиер, само ако той действа не като касиер, а като получател на пари. Например като отговорно лице, когато му е натоварено да закупи нещо срещу пари от името на организацията.

Случва се една организация да има няколко касиера на една каса, единият от които е старши ал. 2 стр. 4 Инструкции, а заплатата се издава по следния начин: старшият касиер прехвърля пари от касата на останалите, а те след това ги разпределят на служителите според отчетите. Но дори и в този случай прехвърлянето на пари между старшия касиер и останалите не се формализира чрез касов апарат по същата причина: докато един от касиерите има парите, се счита, че те са в касата. Такъв превод се записва в специална книга за записване на средства, приети и издадени от касата (формуляр № КО-5) клауза 4.5 Инструкции;

• <или>на директора или главния счетоводител. Формулировката в реда „Проблем“ в тези случаи е следната: „Фомин А.А. за изплащане на заплати на служителите за втората половина на юни 2015 г.“, а по-долу, в реда „От ___“, са посочени паспортните данни на Фомин. Това е некоректно, тъй като при такава регистрация ще се окаже, че вие ​​сте превели тази сума от касата на посоченото лице, а той трябва да разпредели заплатата на служителите другаде. Но това всъщност не се случи: касиерът издаде заплатата - неговият подпис се появява в извлечението в реда „Извършено плащане“. Разбира се, директорът може сам да извършва парични операции и параграф 4 Инструкции, но тогава той действа като касиер, а за касиер, както вече казахме, не се съставят парични сетълменти.

В някои организации е установен следният ред: директорът, главният счетоводител, началникът на отдел, бригадирът и т.н., според регистрираните на тяхно име касови апарати, получават заплати за своите подчинени на касата и след това разпределят ги на служителите по ведомост. Връщат неизплатените суми, заедно с извлечението, в касата по ПКО. Но не е редно. Заплатата трябва да бъде издадена от касата от касиера - това е изискването на Директива № 3210-U ал. 2 клауза 6.5, клауза 6.2, клауза 4, клауза 6.1 Инструкции, тоест не може да се издава чрез счетоводители.

Следователно този, който реално издава заплатата, трябва да бъде назначен като касиер с пълна финансова отговорност за поверените му пари. Тогава главният касиер ще бъде старши по това време и прехвърлянето на парите за заплата на дистрибутора трябва да бъде записано в счетоводната книга за средствата, приети и издадени от касиера (формуляр № KO-5 одобрени Резолюция на Държавния комитет по статистика от 18 август 1998 г. № 88).

Кой ден трябва да посоча в полето „Дата на съставяне“ на RKO

Този въпрос възниква, ако заплатата се издава в рамките на няколко дни. Инструкция № 3210-U директно посочва, че паричните сетълменти се съставят за действително издадените суми ал. 4 стр. 6.5 Инструкции. следователно дата на съставяне на RKO- Това крайна дата на извлечението,това е последният ден на изплащане на заплатите. Това правило се обяснява с факта, че не е известно предварително дали всички служители ще дойдат на касата за заплатите си, следователно е невъзможно да се предвиди каква сума ще бъде издадена.

Някои организации определят датата на първия ден на изплащане на заплатите (първия ден от периода, посочен в извлечението), тъй като смятат, че разходната поръчка формализира заповедта на директора да издава заплати в брой, а не да ги превежда по сметките на служителите. Това обаче не е вярно. Такава заповед е самият документ за заплати или ведомост, подписан от директора, а безкасовите заплати се превеждат въз основа на ведомостта и Инструкции за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото плащане (ведомост за заплати), одобрени. Резолюция на Държавния комитет по статистика от 5 януари 2004 г. № 1. Освен това от 1 юни миналата година не се изисква подпис на директора в RKO.

Образец на регистрация на парични сетълменти, изготвени въз основа на ведомост

Нарежданията за получаване и разход са унифицирани формуляри, одобрени от Държавния комитет по статистика за използване от организации или индивидуални предприемачи, използващи пари в брой. В зависимост от това каква функция изпълняват в касата на организацията - приход или разход - има касов ордер и разходен ордер. Нека разгледаме по-подробно всеки от тях, за какво е необходим, каква функция изпълнява и кога трябва да бъде издаден.

Кога се попълва Приходен касов ордер (ПКО)?

Когато парите се получават в касата на организация или индивидуален предприемач, е необходимо да се отрази фактът на тази бизнес операция в счетоводните сметки. А за осчетоводяването на пари има приходен касов ордер.

Съставя се съгласно унифициран документ в един екземпляр и се подписва от главния счетоводител, счетоводител, счетоводител-касиер, касиер на организацията или друго упълномощено лице.

Касовата бележка се състои от два блока:

1. самата PKO;
2. Квитанция, която след попълване се откъсва и се дава на лицето, което е внесло парите в касата.

Можете да издадете разписка ръчно или с помощта на компютър. Не се допускат корекции в нареждането за получаване. Ако направите грешка, поръчката трябва да бъде пренаписана. В противен случай такъв документ е невалиден и нарушава касовата дисциплина.

След попълване вторият блок на PKO „Разписка“ се подпечатва от юридическо лице или предприемач. Вече няма нужда да се поставя печат, така че половината да отива в касовия ордер, а другата половина в касовия бон.

В какви случаи се попълва Приходен касов ордер?

Попълваме приходен касов ордер, когато:

• вноска от учредителите на техния дял в уставния капитал;
• получаване на приходите в касата. Ако използвате касов апарат в работата си и издавате касови бележки на клиенти през деня, тогава не е необходимо да издавате касов ордер за всеки перфориран чек; общата сума се получава само от един PKO в края на работна смяна;
• връщане на заемни средства. Ако вашата организация или индивидуален предприемач е дал заем на юридическо или физическо лице и заемът се връща в касата на организацията;
• връщане от отговорното лице. Вашата организация е дала пари на служителя по сметка, служителят е закупил това, от което се нуждае, и носи остатъка от аванса в касата на организацията или предприемача;
• теглене на средства от разплащателна сметка на юридическо лице. Ако теглите средства от разплащателната сметка на организацията за заплати, битови нужди и т.н., тогава тези средства първо трябва да отидат в касата на организацията.

Процедурата за попълване на касовия ордер за получаване

Сега ще разгледаме стъпка по стъпка процедурата за попълване на всяко поле на Приходния касов ордер.

Уебсайт на Росстат.

В полето “Дата на съставяне” се въвежда текущата дата, т.к Приходен касов ордер се съставя в момента на извършване на стопанска операция.

Колоните „Дебит“ и „Кредит“ се попълват в съответствие със счетоводните записи и се изготвят от счетоводителя. Но по подразбиране колоната „Дебит“ е попълнена с 50.1 - тъй като това е счетоводната сметка на касата на организацията. Колоната „Кредит“ може да съдържа една от следните счетоводни сметки:

75 „разплащания с учредители“ - когато учредителите внасят дял в уставния капитал;

51 „разплащателни сметки” - при теглене на средства от разплащателна сметка;

71 „Разплащания с отговорни лица“ - при връщане на неизползван аванс от служител;

62 „разплащания с купувачи и клиенти“ - при получаване на плащане от купувача в касата на организацията;

90.1 „Приходи от продажби“ - при записване на приходи за смяна с използване на касово оборудване.

Полето “Сума” отразява сумата, внесена в касата. В този случай индикацията за копейки и рубли е разделена със символа „-“.

В полето „Прието от“ се изписва или пълното име на дарителя в родителен падеж (отговаря на въпроса - от кого?), Или пълното име на юридическото лице или индивидуалния предприемач и пълното име на дарителя на индивидът, също и в родителен падеж.

В полето „База“ се въвежда базата за внасяне на средства: вноска в уставния капитал, приходи от продажби, получаване на пари в брой от банката, плащане на стоки/услуги по фактура № (№ на договор) и др.

В полето „Сума“ сумата на депозираните средства се изписва с думи с главна буква, копейките са посочени с цифри. Струва си да се отбележи, че ако сте посочили пълната сума без копейки в табличната част на PQS, тогава в полето „Сума“ трябва да посочите само пълната сума с думи, без да посочвате копейки. Намаляването на рубли и копейки не е разрешено. Ако сумата включва ДДС, тогава се изписва „включително ДДС, лихвен процент по ДДС и сума на ДДС“.

В полето „Приложение” се въвеждат първичните документи, въз основа на които се внасят пари.

Долните два реда съдържат подписите на касиера и главния счетоводител.

Блокът „Приходна бележка” се попълва подобно на блока „Приходен касов ордер”. Поставя се печат, откъсва се по линията и се дава на вложителя.

Пример за попълване на касов ордер за получаване (PKO)

Кликнете за уголемяване

Кога се попълва Разходен касов ордер (РКО)?

По аналогия с входящ касов ордер, изходящ касов ордер се попълва, когато парите трябва да бъдат получени в касата на организацията.

RKO се съставя в един унифициран екземпляр и се съхранява в касовата книга на организацията.

Разходният касов ордер ще се състои само от един блок - самият разходен касов ордер. Подписан от главния счетоводител, счетоводител, счетоводител-касиер, касиер на организацията или друго упълномощено лице.

Можете да издавате консумативи ръчно или с помощта на компютър. Не се допускат корекции в разходния ордер. Ако сте направили грешка, поръчката трябва да бъде пренаписана. В противен случай такъв документ е невалиден и нарушава касовата дисциплина.

В какви случаи се попълва Разходен касов ордер?

Попълваме разходен касов ордер, когато:

• необходимостта от издаване на отговорни лица за закупуване на необходими стоки или материали за организацията;
• издаване на отговорни лица за лични и пътни разходи;
• внасяне на парични средства в банката по разплащателната сметка на организацията;
• изплащане на заплати (аванс) на служителите в брой в касата;
• изплащане на дивиденти на учредителите.

Процедурата за попълване на касовия разходен ордер

Сега нека разгледаме стъпка по стъпка как правилно да попълните касова бележка.

В полето „Организация“ въвеждаме пълното име на юридическото лице или индивидуалния предприемач в съответствие с уставните документи.

В полето „Структурно звено” се посочва звено, издало поръчката. Ако организацията или индивидуалният предприемач няма подразделение, тогава се добавя тире.

В полето „според OKPO“ въведете кода на OKPO, издаден от органите на статистиката. Ако не знаете кода си, можете да го намерите на официалния уебсайт на Росстат.

Полето „Номер на документа“ се задава от първия номер, считано от 1 януари на новата година и има непрекъсната номерация през цялата година до 31 декември. Организацията има право да използва префикси към номерата.

В полето “Дата на съставяне” се въвежда текущата дата, т.к разходен касов ордер се съставя в момента на стопанска операция.

Колоните „Дебит“ и „Кредит“ се попълват в съответствие със счетоводните записи и се изготвят от счетоводителя. Но по подразбиране колоната „Кредит“ е попълнена с 50.1 - тъй като това е счетоводната сметка на касата на организацията. Колоната „Дебит“ може да съдържа една от следните счетоводни сметки:

70 „разплащания по ведомост“ - при извършване на плащания към служители на организация в брой;

51 „разплащателни сметки“ - при депозиране на средства по разплащателна сметка от касата на организацията;

71 „Разплащания с отговорни лица“ - при издаване на аванс на служител за нуждите на предприятието или пътни разходи;

60 „Разплащания с доставчици и изпълнители“ - при плащане на доставчици в брой.

Полето “Сума” отразява сумата, внесена в касата. В този случай индикацията за копейки и рубли е разделена със символа „-“. Или, с пълни рубли, копейките може да не са посочени.

Полето „Код на целта“ се попълва само ако организацията използва система за кодиране.

В полето „Издаване“ или пълното име на лицето, на което се издават паричните средства, се изписва в родителен падеж (отговаря на въпроса - от кого?), Или пълното име на юридическото лице или индивидуалния предприемач и пълното име на получателя на физическото лице, също и в родителен падеж.

В полето „База“ въведете основанието за издаване на средства: изплащане на дивиденти, плащане към доставчика, инкасо, плащане на стоки/услуги по фактура № (№ на договор) и др.

В полето „Сума“ сумата на издадените средства се изписва с думи с главна буква, копейките са посочени с цифри. Струва си да се отбележи, че ако сте посочили пълната сума без копейки в табличната част на системата за парично сетълмент, тогава в полето „Сума“ трябва да посочите само пълната сума с думи, без да посочвате копейки. Намаляването на рубли и копейки не е разрешено.

Провеждането на касови операции изисква спазване на строга касова дисциплина, което включва и правилното попълване на първичните касови документи. Тук можете да разберете как да го попълните правилно.

Защо ви е необходим разходен касов ордер?

Ако има нужда от издаване на пари в брой от касата на предприятието, това се извършва с помощта на разходен касов ордер, който се отнася до първичните счетоводни документи и има унифициран формуляр KO-2, който е общоприет за всички институции (както правни юридически лица и индивидуални предприемачи), работещи в брой, с изключение на кредитни институции. Това е одобрено от „Процедурата за извършване на касови операции в Руската федерация“, която е приета от Съвета на директорите на Централната банка на Русия през 1993 г.

Формулярът RKO (разходен ордер) се попълва ръчно (въпреки че е възможно и компютърно попълване) при издаване на пари от касата, например, на отговорни лица. Не се допускат корекции и грешки във формуляра, а ако все още съществуват, трябва да се издаде нова заповед на нов формуляр. Заповедта се попълва в един екземпляр от счетоводител, касиер или лице, упълномощено да работи с пари в брой, с писмена заповед на ръководителя на организацията. Примерен касов ордер можете да намерите на нашия уебсайт.

Как се издават пари в брой?

За получаване на пари в брой от касата на фирмата е необходима заповед от управителя. Може да бъде под формата на поръчка или заявка за аванс. В поръчката тези документи трябва да бъдат посочени в колона „Основи“ и приложени към консумативите (разходен ордер) при подаване на касови документи.

Директното издаване на пари е възможно само при представяне от получателя на средствата на паспорт, чиито данни се записват от счетоводителя. Възможно е и получаване на пари в брой чрез пълномощно, но тогава то трябва да бъде съставено в пълна форма, а в разходния ордер трябва да бъдат посочени данните както за лицето, за което се получават средствата, така и за действителния получател на парите. Освен това, когато получавате пари без предварително заявление, получателят трябва да остави разписка, в която да посочи паспортните си данни и получената сума с думи. Отговорностите на касиера, издаващ пари в брой, включват проверка на всички първични документи, въз основа на които се издават парите, самоличността на получателя, съответствието на разходния ордер с изискванията за поддържане на касова документация (трябва да проверите подписа на управител, главен счетоводител, спазване на печат и дата). В противен случай издадената сума може да бъде призната за липса и събрана от отговорното лице - касиер или счетоводител, ръководещ касата на предприятието.

Как да попълните разходен ордер правилно?

Попълването на разходен касов ордер изисква внимание, точност и познаване на основните изисквания за водене на счетоводна документация. Но доста често служителите пренебрегват правилата и правят непростими грешки при изготвянето на касовата документация. Как точно трябва да попълните RKO? Представяме инструкции стъпка по стъпка за тези, които работят с пари и извършват касови операции.

Какво да правите с попълнен разходен ордер?

След като вече е ясно как да попълните касова бележка, остава да разберете какво да правите с този документ? И кой го подписва освен касиера, издал средствата?

Разходният ордер се подписва от ръководителя на предприятието или лице, упълномощено да подписва такива документи, и главния счетоводител (всичко това се прави преди парите да бъдат предадени на получателя). Напълно попълнена поръчка остава в касата на предприятието, тъй като удостоверява разхода на средства и е потвърждение, че парите са издадени законно и не могат да се считат за недостиг. Ордерът, заедно с документите, които са основание за разходване на средствата, се завежда в касовата книга. В никакъв случай не трябва да се дава на лицето, което получава пари в брой от касата.