समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन। संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह

"वीएलएसआई"

एसबीआईएस संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह ग्राहकों को निम्नलिखित लाभ देता है:

• आप रूसी संघ में पंजीकृत किसी भी संगठन को दस्तावेज़ भेज सकते हैं। यदि प्रतिपक्ष एसबीआईएस प्रणाली में भागीदार नहीं है, तो कंपनी का एक कर्मचारी बस संगठन के प्रतिनिधि से संपर्क करेगा और सिस्टम में भाग लेने के लिए उसके ई-मेल पर निमंत्रण भेजेगा। अनुरोध की पुष्टि के तुरंत बाद, प्रतिभागियों के बीच सूचनाओं का आदान-प्रदान बिचौलियों के बिना किया जाएगा।
• आपके कंप्यूटर पर सॉफ़्टवेयर इंस्टॉल करने की कोई आवश्यकता नहीं है. आपको बस एक अद्यतन ब्राउज़र और इंटरनेट एक्सेस की आवश्यकता है।
• डेटा के साथ काम करने के लिए आपको किसी विशेष कार्यक्रम की आवश्यकता नहीं है। यदि रिपोर्ट प्रारंभ में तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर में तैयार की गई है, उदाहरण के लिए, 1C, तो आप SLSIS सिस्टम के साथ डेटा एकीकरण को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
• दस्तावेज़ का मानक रूप स्थापित नहीं किया गया है. आप टेक्स्ट, स्प्रेडशीट फ़ाइलें, चित्र आदि भेज सकते हैं।

एसकेबी "कोंटूर"

रूस में पहले सॉफ़्टवेयर डेवलपर्स में से एक उपकरण की आपूर्ति में भी लगा हुआ है जिसकी मदद से संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह किया जाता है। कोंटूर ने डायडोक प्रणाली विकसित की है, जिसका उपयोग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए किया जाता है। इस प्रणाली की एक विशेष विशेषता यह है कि विदेश में रहते हुए भी डेटा तक पहुंच प्राप्त की जा सकती है। कंपनी ने विशेष रूप से इस उद्देश्य के लिए रोमिंग टैरिफ विकसित किया है। यदि चाहें, तो आप एपीआई के माध्यम से डेटा तक पहुंच सकते हैं।

आपको किस चीज़ की जरूरत है?

ईडीआई को जोड़ने के लिए, एक संगठन को खरीदने की आवश्यकता है:

• लाइसेंस प्राप्त सॉफ़्टवेयर;
• सर्वर;
• अद्यतन उपकरण;
• ट्रेन स्टाफ;
• आंतरिक अनुप्रयोगों के साथ काम करने के लिए ईडीएमएस को कॉन्फ़िगर और एकीकृत करें।

संगठन के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को जोड़ने के लिए ऐसे निवेश की आवश्यकता है? तकनीकी सहायता परामर्श, ईडीएमएस और सॉफ्टवेयर अपडेट को खर्चों में शामिल करना निवेश का दूसरा चरण है। इन लागतों का मासिक भुगतान करना होगा।

निष्कर्ष

कागजी दस्तावेज़ प्रवाह को इलेक्ट्रॉनिक द्वारा प्रतिस्थापित किया जा रहा है। यह न केवल प्रक्रियाओं को बनाए रखने के लिए संगठन की लागत को कम करता है, बल्कि समग्र रूप से व्यवसाय की दक्षता को भी बढ़ाता है। ईडीआई के सफलतापूर्वक कार्य करने के लिए, आपको सिस्टम को लागू करने के लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से तैयार करने और उपकरणों को ठीक से कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन" की अवधारणा लंबे समय से मौजूद है। इस तथ्य के बावजूद कि वे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के आयोजन के बारे में बहुत बात करते हैं, हर कोई अभी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के ढांचे के भीतर होने वाली प्रक्रियाओं के सार को नहीं समझता है। इस लेख में हम दस्तावेज़ों के साथ काम करने की स्वचालित प्रक्रिया के बारे में सभी महत्वपूर्ण जानकारी सरल भाषा में बताने का प्रयास करेंगे। एक्सचेंज शुरू करने के लिए मुझे क्या करना चाहिए? प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के साथ कार्य कैसे व्यवस्थित करें? इलेक्ट्रॉनिक रूप से रिपोर्ट कैसे सबमिट करें? सबसे जरूरी और दिलचस्प सवालों के जवाब हमारे लेखों की श्रृंखला में पाए जा सकते हैं।

एक बाहरी परिप्रेक्ष्य: इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को कैसे व्यवस्थित करें

लेखांकन कई दस्तावेजों की तैयारी के साथ अटूट रूप से जुड़ा हुआ है। इस तथ्य के बावजूद कि कागजी दस्तावेज़ प्रबंधन की परंपरा कई दशकों से चली आ रही है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को व्यवस्थित करने का समय आ गया है।

आइए देखें कि बाहर से स्थिति कैसी दिखती है। कई संगठनों में, सूचना प्रणालियों के आंशिक या पूर्ण कार्यान्वयन के माध्यम से आंतरिक व्यावसायिक प्रक्रियाएं पहले से ही स्वचालित हैं। बेशक, किसी उद्यम की गतिविधियाँ केवल आंतरिक प्रक्रियाओं तक ही सीमित नहीं हैं। बाहरी बातचीत भी होती है - विभिन्न ठेकेदारों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ, अन्यथा - प्रतिपक्षियों के साथ।

आइए एक उदाहरण देखें. जब कोई विशेष व्यावसायिक लेनदेन पूरा हो जाता है, तो अकाउंटेंट संबंधित दस्तावेज़ तैयार करना शुरू कर देता है। इनमें पूर्ण किए गए कार्य के प्रमाण पत्र शामिल हैं। लेखाकार कृत्यों को उद्यम की लेखा प्रणाली में दर्ज करता है और डाक या कूरियर सेवाओं के लिए भुगतान करते समय उन्हें मुद्रित रूप में प्रतिपक्ष को भेजता है। ठेकेदार को दस्तावेज़ प्राप्त होने के बाद, वह इसे स्कैन करता है और सिस्टम में दर्ज करता है। एक अकाउंटेंट क्या करता है? किसी कागजी दस्तावेज़ का मैन्युअल रूप से पता लगाता है और उसे संग्रह में शामिल करता है। क्या यह योजना सुविधाजनक है?

स्थिति विरोधाभासी है. केवल आंतरिक व्यावसायिक प्रक्रियाएं अनुकूलित होती हैं, बाहरी प्रक्रियाएं अपरिवर्तित रहती हैं। इस बीच, बाहरी प्रक्रियाओं को सरल बनाकर लागत को कम किया जा सकता है - समय और वित्तीय। इस प्रकार, कागज़ी दस्तावेज़ वितरित करने में कई दिन और यहाँ तक कि सप्ताह भी लग जाते हैं, जबकि इलेक्ट्रॉनिक एनालॉग्स का स्थानांतरण कम से कम संभव समय में - केवल कुछ ही मिनटों में किया जाता है।

विनिमय के प्रकारों के बारे में

मान लीजिए कि आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के आयोजन में रुचि रखते हैं, और आप अपने समकक्ष के साथ दस्तावेज़ों के इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान में शामिल होने के लिए तैयार हैं। आप दो प्रकार के एक्सचेंज में से कोई भी चुन सकते हैं।

• क्या आप प्रत्यक्ष विनिमय में रुचि रखते हैं?
  इस मामले में, आपको पहले ऑपरेटर के साथ एक समझौता करना चाहिए और प्रक्रिया को निष्पादित करने की प्रक्रिया निर्धारित करनी चाहिए। जब दोनों पक्ष उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं, तो किसी समझौते की आवश्यकता नहीं होती है। अन्य मामलों में, आप इसके बिना नहीं कर सकते। प्रत्यक्ष विनिमय आपको दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने की लागत को खत्म करने की अनुमति देता है - उन्हें ई-मेल द्वारा निःशुल्क भेजा जा सकता है। लेकिन, दुर्भाग्य से, सभी दस्तावेज़ इस तरह नहीं भेजे जा सकते।
• क्या आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर (ईडीओ एसएफ) के माध्यम से चालान (आईएफ) भेजना और प्राप्त करना चाहते हैं?
  आपको बस ऑपरेटर के नेटवर्क से एक बार कनेक्शन और एक्सचेंज नियमों का पालन करना होगा, जिसके बाद आप सेवा की कार्यक्षमता का स्वतंत्र रूप से उपयोग कर सकते हैं। क्षमताओं की अपनी विस्तृत श्रृंखला - तकनीकी, कार्मिक और कानूनी के लिए धन्यवाद, ऑपरेटर इलेक्ट्रॉनिक रूप में चालान और अन्य दस्तावेजों का बिल्कुल वैध आदान-प्रदान सुनिश्चित करता है।

आइए ईडीआई के साथ काम करना शुरू करें

आइए देखें कि विनिमय प्रक्रिया कैसे की जाती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को व्यवस्थित करने के लिए आपको तीन सरल चरण करने होंगे:

• सबसे पहले आप अपने ऑपरेटर से जुड़ें।
• एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र और एक क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा उपकरण (सीआईपीएफ) खरीदें।
• ऑपरेटर की सहायता से, आप अपने समकक्षों को सेवा से जोड़ते हैं (यदि आवश्यक हो)।

अन्य संगठनात्मक मुद्दे उत्तरी बेड़े के ईडीएफ ऑपरेटरों द्वारा किए जाते हैं। उनके लिए मुख्य कार्य उपयोगकर्ताओं को आरामदायक कामकाजी परिस्थितियाँ प्रदान करना है।

वीडियो देखें और Synerdocs वेब क्लाइंट के उपयोग में आसानी का मूल्यांकन करें।

टिप्पणी ईडी।

कनेक्शन कैसे होता है?

सबसे पहले, आपको ऑपरेटर से संपर्क करना होगा और दो बिंदुओं पर चर्चा करनी होगी: कनेक्शन की लागत कितनी होगी और यह कितने समय में पूरा हो जाएगा। इसके बाद ही संचालक के साथ एग्रीमेंट साइन किया जाता है.

विनियमन एक दस्तावेज़ है जो सेवा द्वारा हल किए गए कार्यों, इसके संचालन के नियमों और महत्वपूर्ण कानूनी मुद्दों का विस्तार से वर्णन करता है।

डिजिटल हस्ताक्षर और क्रिप्टोग्राफ़िक सूचना सुरक्षा प्रमाणपत्र प्राप्त करना

प्रमाणपत्र किसी भी प्रमाणन केंद्र द्वारा जारी किया जाता है जिसे रूसी संघ के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय (मान्यता प्राप्त सीए की सूची) द्वारा मान्यता प्राप्त है। अक्सर ऐसे केंद्र उत्तरी बेड़े के ई-दस्तावेज़ प्रवाह ऑपरेटर होते हैं। वे अपने सहयोगी नेटवर्क के माध्यम से प्रमाणपत्र प्रदान करते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ईएस) के बारे में कुछ शब्द। यह एक विशिष्ट क्रम में लिखे गए अक्षरों का एक समूह है। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ से जुड़ा होता है और इसकी प्रामाणिकता प्रमाणित करता है। हस्ताक्षर तीन प्रकार के होते हैं: सरल, उन्नत अयोग्य और उन्नत योग्य।

लेकिन यह आरक्षण करने लायक है: इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक दस्तावेज़ केवल तभी वैध हो सकता है जब कानून अन्यथा इंगित नहीं करता है, या यह दस्तावेज़ का उपयोग करने के तर्क का खंडन नहीं करता है। उदाहरण के लिए, कानूनी नियम सख्त रिपोर्टिंग दस्तावेजों और उनके रूपों के लिए विशिष्ट आवश्यकताओं को निर्धारित करते हैं, जो केवल कागजी रूप में हो सकते हैं। दस्तावेज़ प्रपत्रों की फोटोकॉपी का उपयोग करने की अनुमति नहीं है जिसमें रूसी संघ के राज्य प्रतीक या रूसी संघ के एक घटक इकाई के प्रतीक का उपयोग अपेक्षित के रूप में किया जाता है (GOST R 6.30-2003 के खंड 5.7 के अनुसार), जो वास्तव में कुछ प्रमाणपत्रों, नागरिक स्थिति के कृत्यों आदि के इलेक्ट्रॉनिक रूप में भंडारण और विनिमय पर रोक लगाता है। पी।

ऐसे कई दस्तावेज़ भी हैं जिन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप में बदला जा सकता है, लेकिन कई कारणों से अभी तक इनका चलन नहीं है। उदाहरण के लिए, कार्मिक दस्तावेज़। सबसे पहले, ऐसे कुछ दस्तावेज़ों में दीर्घकालिक और कभी-कभी स्थायी भंडारण अवधि होती है, और इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार का अभ्यास अभी भी कानून द्वारा खराब रूप से विनियमित है। दूसरे, ऐसे दस्तावेज़ सीधे व्यक्तिगत डेटा से संबंधित होते हैं, जिसका अर्थ है कि विशेष कानूनी आवश्यकताओं के अनुसार उनका भंडारण सुनिश्चित करना आवश्यक है।

- ईडीएफ पर स्विच करने के बाद, क्या मुझे दस्तावेजों को कागज पर प्रिंट और संग्रहीत करने की आवश्यकता है?

वास्तव में, यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के तर्क का खंडन करता है। यदि कोई दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाया गया है और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित है, तो, कानून के अनुसार, यह एक मूल है। इसकी पेपर कॉपी रखने की जरूरत नहीं है.

और यदि आपको बाहरी नियामक प्राधिकरणों या अदालत में कागज पर एक दस्तावेज़ जमा करने की आवश्यकता है (यदि इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर देखने के लिए कोई आवश्यक तकनीकी साधन नहीं हैं), तो इसे प्रिंट करना और संगठन की मुहर के साथ प्रमाणित करना पर्याप्त है और अधिकृत व्यक्ति के "जीवित" हस्ताक्षर।

- सीआईपीएफ क्या है और इसकी आवश्यकता क्यों है? क्या मुझे कोई लाइसेंस खरीदना होगा?

क्रिप्टोग्राफ़िक सूचना सुरक्षा (सीआईपीएफ) के साधन के बिना, आज कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ प्रवाह को पूरा करना असंभव है। यह एक विशेष प्रोग्राम है जो डेटा एन्क्रिप्शन प्रदान करता है; इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनाना और सत्यापित करना आवश्यक है।

दरअसल, इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेजों का आदान-प्रदान शुरू करने से पहले, आपको सीआईपीएफ लाइसेंस खरीदना होगा।

- क्या एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र खरीदना और सभी के लिए इसका उपयोग करना संभव है?

हम समय-समय पर एक अकाउंटेंट या सचिव द्वारा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके निदेशक के लिए दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की प्रथा का सामना करते हैं। वास्तव में, यह इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की सुरक्षा और अखंडता का उल्लंघन करता है - आप अपनी निजी कुंजी को किसी अन्य व्यक्ति को हस्तांतरित या उस पर भरोसा नहीं कर सकते हैं। यदि इस तथ्य का पता चलता है, तो प्रमाणन प्राधिकरण प्रमाणपत्र रद्द करने के लिए बाध्य है।

तथ्य यह है कि इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र विशेष रूप से चार्टर या पावर ऑफ अटॉर्नी के आधार पर अपनी ओर से या कानूनी इकाई की ओर से कार्य करने वाले व्यक्ति को जारी किया जाता है। कला पर आधारित. संघीय कानून संख्या 63 के 14 "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर", हस्ताक्षर में ऐसी जानकारी होनी चाहिए जो आपको दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले विशिष्ट व्यक्ति की पहचान करने की अनुमति देती है। और इस मामले में, यह कुंजी प्रमाणपत्र का स्वामी होगा।

बेशक, ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब आपको किसी विशिष्ट व्यक्ति द्वारा नहीं, बल्कि उदाहरण के लिए, किसी सरकारी विभाग द्वारा हस्ताक्षरित दस्तावेज़ प्राप्त होता है। यह केवल तभी होता है जब नागरिकों के अनुरोधों को संसाधित करने की जटिल प्रक्रियाओं के हिस्से के रूप में हस्ताक्षर स्वचालित रूप से होते हैं। अन्य सभी स्थितियों में, एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, सबसे पहले, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने में किसी विशिष्ट व्यक्ति की व्यक्तिगत भागीदारी पर जोर देता है।

- हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कितने समय तक संग्रहीत किये जा सकते हैं? आख़िरकार, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र की एक सीमित समाप्ति तिथि होती है।

यह सचमुच एक महत्वपूर्ण प्रश्न है. हमें प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों को औसतन कम से कम पाँच वर्षों तक संग्रहीत करना चाहिए, लेकिन इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र केवल एक वर्ष के लिए वैध होता है। इस अवधि के अंत तक, यदि दस्तावेजों की अचानक आवश्यकता होती है, तो आपको यह साबित करना होगा कि हस्ताक्षर के समय प्रमाणपत्र वैध था। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर एक विशेष हस्ताक्षर प्रारूप का उपयोग करते हैं - एक बेहतर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर। यह इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के निर्माण के क्षण और उस अवधि के लिए प्रमाणपत्र की वैधता की पुष्टि कर सकता है।

साथ ही, किसी दस्तावेज़ पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर करते समय, एक समय टिकट और प्रमाणपत्र की वैधता की जाँच का परिणाम चिपका दिया जाता है, जो आपको यह साबित करने की अनुमति देगा कि प्रमाणपत्र समाप्त होने के बाद भी आपके दस्तावेज़ में कानूनी बल है।

इस प्रकार, उन्नत इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके, आपको इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में अपने दस्तावेज़ों के कानूनी महत्व के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।

- औपचारिक दस्तावेज़ भेजने की लागत अनौपचारिक दस्तावेज़ की तुलना में अधिक महंगी क्यों है?

बात यह है कि एक औपचारिक दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए, एक चालान) को संसाधित करने की प्रक्रिया एक अनौपचारिक दस्तावेज़ की तुलना में कहीं अधिक जटिल है। इसके अलावा, विधायक कुछ आवश्यकताओं, कार्य विनियमों और अनुमोदित प्रारूपों को सामने रखता है। यह सब दस्तावेज़ प्रवाह ऑपरेटरों की संसाधन लागत को बढ़ाता है, और इसलिए कीमत में वृद्धि करता है।

- क्या मैं अदालत में साक्ष्य के रूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का उपयोग कर सकता हूँ?

हाँ यकीनन। सच है, यह अभी तक व्यापक प्रथा नहीं है। हालाँकि, कला के पैराग्राफ 3 के अनुसार। रूसी संघ के मध्यस्थता प्रक्रियात्मक संहिता (एपीसी आरएफ) के 75, इंटरनेट सूचना और दूरसंचार नेटवर्क का उपयोग करके प्राप्त और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित दस्तावेजों को लिखित साक्ष्य के रूप में स्वीकार किया जाता है। यदि अदालत के पास साक्ष्य के रूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का उपयोग करने का अवसर नहीं है, तो कागजी प्रतियां बनाना, उन्हें संगठन की मुहर और प्रबंधक के हस्ताक्षर के साथ प्रमाणित करना पर्याप्त होगा।

इसके अलावा रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय की आधिकारिक वेबसाइट पर, फॉर्म भरने के बाद, आप इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के बिना इलेक्ट्रॉनिक रूप में मध्यस्थता अदालतों को दस्तावेज़ भेज सकते हैं।

- क्या यह सच है कि विनिमय सेवा के साथ काम करते समय, संघीय कर सेवा हमारे सभी दस्तावेज़ों को देखेगी जिन्हें हम समकक्षों के साथ विनिमय करते हैं?

नहीं, ये सच नहीं है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर किसी को भी विनिमय डेटा का खुलासा नहीं करते हैं और सरकारी एजेंसियों को दस्तावेज़ जमा नहीं करते हैं जब तक कि कोई अदालती निर्णय या अन्य निर्णय (आदेश) न हो। एकमात्र चीज जिसके बारे में ऑपरेटर संघीय कर सेवा को सूचित करता है, वह यह तथ्य है कि संगठन इलेक्ट्रॉनिक चालान के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से जुड़ा है (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 25 अप्रैल, 2011 एन 50एन के अनुसार)। आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आपके दस्तावेज़ ऑपरेटर के डेटा सेंटर में सुरक्षित रूप से संग्रहीत किए जाएंगे, और केवल आपके पास उन तक पहुंच होगी।

बेशक, इस समय ये सभी प्रश्न नहीं हैं, लेकिन हमें विश्वास है कि समय के साथ ऐसे प्रश्न कम होंगे: व्यावहारिक अनुभव और विशिष्ट मिसालें इस क्षेत्र में अधिक समझ पैदा करेंगी। जब यह कहानी अभी शुरू ही हो तो किसी नई चीज़ की ओर आगे बढ़ना कठिन है। यह भी आशा करने योग्य है कि समय के साथ राज्य न केवल ईडीआई प्रतिभागियों के लिए, बल्कि एक्सचेंज ऑपरेटरों के लिए भी सबसे आरामदायक और पारदर्शी स्थितियाँ बनाएगा।

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संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह - यह कैसे काम करता है? इलेक्ट्रॉनिक रूप से किन दस्तावेजों का आदान-प्रदान किया जा सकता है, इलेक्ट्रॉनिक संपर्क स्थापित करने के लिए प्रतिपक्ष के साथ समझौता कैसे किया जाए और नियमों में क्या शामिल किया जाना चाहिए? इस पर हमारी सामग्री में चर्चा की जाएगी।

किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण तत्व एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए दस्तावेज़ को कानूनी रूप से महत्वपूर्ण बल देने के लिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के दोनों पक्षों को इसे 3 महत्वपूर्ण गुण प्रदान करने होंगे। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ अवश्य होना चाहिए:

• आवश्यक विवरण रखें.
• अनुमोदित प्रारूप का अनुपालन करें।
• जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित.

यदि आपने और आपके प्रतिपक्ष ने अपने उद्यमों में स्थापित प्रारूपों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की पीढ़ी का आयोजन किया है, तो तकनीकी रूप से उनके साथ आपकी इलेक्ट्रॉनिक बातचीत सुनिश्चित करना आवश्यक है। इसे कैसे करना है?

दो अलग-अलग प्रणालियों के लिए पारस्परिक रूप से और प्रभावी ढंग से दस्तावेजों का आदान-प्रदान करने के लिए, विशेष नियमों में दस्तावेज़ प्रवाह की सभी बारीकियों को निर्दिष्ट करना आवश्यक है।

सबसे पहले, आपको यह पता लगाने की आवश्यकता है कि कौन से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, और कौन से एक मजबूत इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ। कानूनी रूप से अनुमत प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर चित्र में दिखाए गए हैं।

समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह में महत्व और गोपनीयता की अलग-अलग डिग्री के दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, सबसे कठोर आवश्यकताएं इलेक्ट्रॉनिक चालान पर लागू होती हैं: उन्हें विशेष रूप से यूकेईपी द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए और ईडीआई ऑपरेटर के माध्यम से भेजा जाना चाहिए (रूस के वित्त मंत्रालय का आदेश दिनांक 10 नवंबर, 2015 संख्या 174एन)। और कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ों के लिए यूकेईपी का उपयोग अनिवार्य नहीं है। इसलिए, कंपनी स्वयं निर्णय लेती है कि इस या उस आंतरिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए किस हस्ताक्षर का उपयोग किया जाएगा।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर विनियमों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया स्थापित करना और उन जिम्मेदार व्यक्तियों के सर्कल की रूपरेखा तैयार करना आवश्यक है जिनके पास उन पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है।

प्रतिपक्षों के साथ सभी नियामक मुद्दों को हल करने के बाद, आपको एक ईडीएफ ऑपरेटर का चयन करना होगा जिसके माध्यम से आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान करेंगे और उनके साथ एक समझौता समाप्त करेंगे। इसके अलावा, आपको अन्य समस्याओं को हल करने की आवश्यकता होगी:

• प्राप्त और भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का एक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह व्यवस्थित करें।
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन के संबंध में लेखांकन नीति में कुछ परिवर्धन करें।
• जिम्मेदार व्यक्तियों को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रदान करें।
• सिस्टम के प्रभावी संचालन के लिए आवश्यक अन्य संगठनात्मक और तकनीकी मुद्दों को हल करें।

स्कैन की गई छवियों के रूप में दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान: यह कैसे और कब संभव है?

प्रतिपक्षों के बीच उनकी स्कैन की गई छवियों के रूप में दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान कंपनियों में लंबे समय से किया जाता रहा है - विभिन्न इंटरनेट डाक सेवाओं के आगमन के बाद से। ऐसा करने के लिए, आपको किसी विशेष कार्यक्रम या ईडीएफ ऑपरेटरों से कनेक्शन की आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, दस्तावेज़ विनिमय की इस पद्धति का उपयोग करने में आसानी के कई महत्वपूर्ण नुकसान हैं:

• सूचना सुरक्षा की गारंटी सुनिश्चित करने में असमर्थता।
• एक कागजी दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक स्कैन की गई छवि में बदलने के लिए समय और श्रम संसाधनों का महत्वपूर्ण व्यय।
• दस्तावेज़ की बाद की छपाई की आवश्यकता।
• सहमत दस्तावेज़ों का त्वरित आदान-प्रदान करने में असमर्थता।
• अन्य नुकसान (दस्तावेज़ को ट्रैक करने की क्षमता की कमी, कंपनी में पदानुक्रम द्वारा अनुमोदन में देरी, आदि)।

इससे संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान की इस पद्धति के अनुप्रयोग का दायरा कम हो गया है। स्कैन की गई छवियों का आदान-प्रदान मुख्य रूप से उन प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए किया जाता है जो कंपनी के लिए कानूनी रूप से महत्वपूर्ण नहीं हैं। और उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रतिपक्ष को केवल बातचीत में तेजी लाने (अनुबंध की शर्तों को पूरा करने या वर्तमान व्यावसायिक समस्याओं को हल करने) के लिए भेजा जाता है। वहीं, मूल कागज मेल या कूरियर सेवा द्वारा भेजा जाता है।

आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से जुड़ने के लिए एप्लिकेशन की आवश्यकता कब होती है?

कभी-कभी, इच्छुक पार्टियों के साथ बाहरी बातचीत के उद्देश्य से, किसी कंपनी को एक विशेष फॉर्म का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और कई अन्य दस्तावेजों के कनेक्शन के लिए एक आवेदन भरने की आवश्यकता होती है। अधिकांश कंपनियों को पेंशन फंड में इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्ट जमा करते समय इस तरह के आवेदन को भरने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है।

इस मामले में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह में भागीदार व्यावसायिक भागीदार नहीं होंगे, बल्कि कंपनी और अतिरिक्त-बजटीय निधि होंगे। आवेदन किसी भी रूप में नहीं लिखा जा सकता - इसका तैयार टेम्पलेट पेंशन फंड वेबसाइट पर पाया जा सकता है। इसमें निम्नलिखित डेटा होना चाहिए:

• उस कंपनी का विवरण जो फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक संपर्क में प्रवेश करती है।
• दूरसंचार ऑपरेटर और प्रयुक्त सूचना क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा उपकरण के बारे में जानकारी।

लेकिन फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन के लिए एक एप्लिकेशन पर्याप्त नहीं है। यह भी आवश्यक है:

1. आवेदन भरने से पहले, एक मान्यता प्राप्त प्रमाणन केंद्र चुनें जो टीसीएस के माध्यम से दस्तावेज़ प्रवाह को जोड़ने की तकनीकी बारीकियां प्रदान करता है और फिर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए सेवाओं के प्रावधान के लिए इसके साथ एक अनुबंध (समझौता) समाप्त करता है।
2. आवेदन जमा करने और फंड के विशेषज्ञों द्वारा इसकी जांच करने के बाद, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से जुड़ने पर पीआरएफ के साथ एक समझौता करें। फॉर्म फाउंडेशन की वेबसाइट से डाउनलोड किया जा सकता है।

कंपनियों और रूसी संघ के पेंशन फंड के बीच इलेक्ट्रॉनिक सूचना विनिमय आपको फंड का दौरा किए बिना व्यक्तिगत लेखांकन जानकारी प्रदान करने, रिपोर्टिंग में त्रुटियों को समय पर पहचानने और सही करने और कई अन्य समस्याओं को हल करने की अनुमति देता है।

रूस के पेंशन फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन के बारे में अधिक जानकारी के लिए, यह सामग्री देखें।

कंपनी स्वयं यह निर्धारित करती है कि समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर कैसे स्विच किया जाए। लेकिन किसी भी मामले में, यह एक बातचीत प्रक्रिया है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने का प्रस्ताव मौखिक रूप से, किसी व्यावसायिक भागीदार के लिखित निमंत्रण के रूप में, या एक विशेष समझौते पर हस्ताक्षर करके तय किया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन स्थापित करने के लिए अपने प्रतिपक्ष को लिखित रूप से आमंत्रित करने के लिए, आप उन्हें एक पत्र भेज सकते हैं। ऐसे पत्र भेजने से एक बड़े दस्तावेज़ प्रवाह वाली कंपनी को नए और मौजूदा भागीदारों को इलेक्ट्रॉनिक बातचीत के लिए आमंत्रित करने में मदद मिलती है।

पत्र के पाठ में, आपको प्रतिपक्ष को संक्षिप्त रूप में सूचित करना होगा:

• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की कानूनी रूप से स्थापित संभावना पर।
• इसके फायदे.
• दस्तावेज़ों के प्रपत्र जिन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से आदान-प्रदान करने की योजना है।
• इस सिस्टम पर स्विच करने के लिए आवश्यक क्रियाएं.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन के बारे में एक नमूना पत्र (अंश) नीचे प्रस्तुत किया गया है।

पत्र के पाठ को बदले बिना और केवल प्रतिपक्षों के विवरण को प्रतिस्थापित किए बिना, आप उन्हें दस्तावेजों के पारस्परिक इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान को व्यवस्थित करने की अपनी इच्छा के बारे में तुरंत सूचित कर सकते हैं।

कानूनी संस्थाओं के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान पर समझौता

प्रतिपक्ष इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर एक अलग समझौते में कागज रहित बातचीत की बारीकियों को निर्दिष्ट कर सकते हैं। इसकी रचना कैसे करें?

कानून कानूनी संस्थाओं के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह पर एक समझौते के रूप और सामग्री के लिए विशेष आवश्यकताएं स्थापित नहीं करता है। इसलिए, इसकी संरचना और सामग्री इसके प्रतिभागियों द्वारा निर्धारित की जाती है। इस मामले में, ऐसे दस्तावेजों के लिए सामान्य शैली और संरचना का अनुपालन करना आवश्यक है (समझौते के विषय, वैधता अवधि, पार्टियों के विवरण और अन्य मुद्दों का वर्णन करना आवश्यक है)।

नीचे दिया गया आंकड़ा ऐसे समझौते के मुख्य (संभावित) अनुभाग दिखाता है।

इलेक्ट्रॉनिक संपर्क स्थापित करने के लिए इसकी बारीकियों पर सहमत होना आवश्यक है। यह मौखिक रूप से, पत्र भेजकर और/या एक अलग समझौते पर हस्ताक्षर करके किया जा सकता है। कई संबंधित मुद्दों को हल करना भी आवश्यक होगा (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय के लिए प्रक्रिया निर्धारित करना, जिम्मेदार व्यक्तियों की पहचान करना, उन्हें इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रदान करना आदि)।

संगठन नया नहीं है. लेकिन इस तथ्य के बावजूद कि कई बड़े और मध्यम आकार के उद्यम इसके अंतर्गत आते हैं, हर कोई अभी भी ईडीआई के ढांचे के भीतर होने वाली प्रक्रियाओं के सार को नहीं समझता है। इस लेख में हम दस्तावेज़ों के साथ काम करने की स्वचालित प्रक्रिया के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी सरल भाषा में बताने का प्रयास करेंगे। एक्सचेंज शुरू करने के लिए मुझे क्या करना चाहिए? प्राइमरी के साथ काम कैसे व्यवस्थित करें? इंटरनेट का उपयोग करके रिपोर्ट कैसे सबमिट करें? सबसे जरूरी और दिलचस्प सवालों के जवाब नीचे पढ़ें।

एक बाहरी परिप्रेक्ष्य: किसी संगठन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कैसे लागू करें

लेखांकन कई दस्तावेजों की तैयारी के साथ अटूट रूप से जुड़ा हुआ है। सिर्फ 10 साल पहले, लेखांकन कागज के साथ काम करता था, लेकिन एक नए क्रम में जाने का समय आ गया है।

कई उद्यमों में, सूचना और लेखांकन प्रणालियों के आंशिक या पूर्ण कार्यान्वयन के माध्यम से आंतरिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पहले ही स्वचालित कर दिया गया है। लेकिन कंपनी की गतिविधियाँ आंतरिक प्रक्रियाओं तक सीमित नहीं हैं। साथ ही, प्रतिपक्षकारों के साथ बाहरी संपर्क भी होता है।

आइए एक उदाहरण देखें. जब कोई व्यावसायिक लेनदेन पूरा हो जाता है, तो अकाउंटेंट संबंधित दस्तावेज़ तैयार करता है। वह पूर्ण किए गए कार्य के प्रमाणपत्रों को उद्यम की लेखा प्रणाली में दर्ज करता है, उन्हें प्रिंट करता है और डाक या कूरियर सेवाओं के लिए भुगतान करते समय प्रतिपक्ष को भेजता है। ठेकेदार की ओर से, दस्तावेज़ को स्कैन किया जाता है और सिस्टम में दर्ज किया जाता है। एक अकाउंटेंट क्या करता है? किसी कागजी दस्तावेज़ का मैन्युअल रूप से पता लगाता है और उसे संग्रह में दर्ज करता है। यदि कोई कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली नहीं है तो यह एक सामान्य प्रक्रिया है। क्या यह सुविधाजनक है?

स्थिति विरोधाभासी है. केवल आंतरिक व्यावसायिक प्रक्रियाएं अनुकूलित होती हैं, बाहरी प्रक्रियाएं अपरिवर्तित रहती हैं। हालाँकि, बाहरी प्रक्रियाओं को सरल बनाकर, आप लागत - समय और वित्तीय - को और कम कर सकते हैं। इस प्रकार, कागजी पत्राचार को वितरित करने में कई दिन और यहां तक ​​कि सप्ताह भी लग जाते हैं, लेकिन डिजिटल रूप में सूचना का हस्तांतरण कुछ ही मिनटों में पूरा हो जाता है।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के प्रकार

मान लीजिए कि आप समकक्षों के साथ बातचीत को डिजिटल बनाने के लिए तैयार हैं। आप दो प्रकार के एक्सचेंज में से कोई भी चुन सकते हैं।

1. दस्तावेजों का आदान-प्रदान करें ईमेल के माध्यम से. हम आपको पार्टियों के बीच समझौते में बातचीत के इस तरीके को स्पष्ट रूप से शामिल करने की सलाह देते हैं, जिसमें आदान-प्रदान में शामिल होने वाले ईमेल पते का संकेत दिया जाएगा। यदि प्रतिभागी इस पर सहमत हैं तो वे किसी भी प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग कर सकते हैं, हालांकि, उन्नत योग्य हस्ताक्षर के साथ दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करते समय, अतिरिक्त समझौतों की आवश्यकता नहीं होगी।
   स्टॉप फ़ैक्टर: आप समझते हैं कि सभी दस्तावेज़ ई-मेल द्वारा नहीं भेजे जा सकते हैं।
2. चालान (आईएफ), साथ ही अन्य दस्तावेज़ भेजें और प्राप्त करें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर (ईडीओ एसएफ) के माध्यम से. इसके लिए ऑपरेटर के नेटवर्क से केवल एक बार कनेक्शन और एक्सचेंज नियमों का पालन करना आवश्यक है, जिसके बाद आप तथाकथित एक्सचेंज सेवा की कार्यक्षमता का स्वतंत्र रूप से उपयोग कर सकते हैं। क्षमताओं की अपनी विस्तृत श्रृंखला - तकनीकी, कार्मिक और कानूनी - के लिए धन्यवाद, ऑपरेटर संगठनों के बीच बिल्कुल वैध आदान-प्रदान सुनिश्चित करता है।

आइए ईडीआई के साथ काम करना शुरू करें

आइए ईडीआई ऑपरेटर एसएफ का उपयोग करके विनिमय प्रक्रिया पर करीब से नज़र डालें। उचित संचालन के लिए आपको तीन सरल चरण करने होंगे:

• एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र और एक क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा उपकरण (सीआईपीएफ) खरीदें।
• जिस ऑपरेटर में आप रुचि रखते हैं उससे जुड़ें।
• उन प्रतिपक्षकारों को आदान-प्रदान करने के लिए आमंत्रित करें जिनके साथ आप नियमित रूप से काम करते हैं।

अन्य संगठनात्मक मुद्दों का समाधान ईडीएफ ऑपरेटर के विशेषज्ञों द्वारा किया जाएगा। उनका मुख्य कार्य उपयोगकर्ताओं को आरामदायक कामकाजी परिस्थितियाँ प्रदान करना है।

7 मिनट में आप Synerdocs सेवा के उदाहरण का उपयोग करके किसी संगठन में बाहरी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के बारे में सब कुछ सीखेंगे। वीडियो आपको वेब क्लाइंट में विनिमय प्रक्रिया के बारे में बताएगा: उन्हें स्थानीय भंडारण से कैसे डाउनलोड करें और उन्हें सेवा में कैसे बनाएं, समकक्षों को कैसे आमंत्रित करें, आदि।

वीडियो देखें और Synerdocs वेब क्लाइंट के उपयोग में आसानी का मूल्यांकन करें।

एक्सचेंज सेवा से जुड़ें. प्रक्रिया

ईडीएफ शुरू करने के लिए, आपको ऑपरेटर के प्रतिनिधियों से संपर्क करना होगा और दो बिंदुओं पर चर्चा करनी होगी:

1. कनेक्शन की लागत कितनी है?
2. यह कितने समय सीमा में पूरा होगा।

इसके बाद ही ऑपरेटर के साथ एक समझौता संपन्न होता है, और आप एक्सचेंज नियमों में शामिल होते हैं, जो सेवा द्वारा हल किए गए कार्यों, इसके संचालन के नियमों और महत्वपूर्ण कानूनी मुद्दों का विस्तार से वर्णन करता है।

डिजिटल हस्ताक्षर और क्रिप्टोग्राफ़िक सूचना सुरक्षा प्रमाणपत्र प्राप्त करना

प्रमाणपत्र किसी भी प्रमाणन केंद्र द्वारा जारी किया जाता है जिसे रूसी संघ के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय (मान्यता प्राप्त सीए की सूची) द्वारा मान्यता प्राप्त है। अक्सर, नॉर्दर्न फ़्लीट ई-डॉक्यूमेंट फ़्लो ऑपरेटर स्वयं ऐसे केंद्रों का कार्य करते हैं और अपने भागीदार नेटवर्क के माध्यम से प्रमाणपत्र जारी करते हैं।

के बारे में कुछ शब्द. यह एक निश्चित क्रम में लिखे गए अक्षरों का एक समूह है जो एक दस्तावेज़ से जुड़ा होता है और उसकी प्रामाणिकता को प्रमाणित करता है। हस्ताक्षर तीन प्रकार के होते हैं: सरल, उन्नत अयोग्य और उन्नत योग्य।

संघीय कानून संख्या 63 "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" में कहा गया है कि एक साधारण या उन्नत अयोग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित दस्तावेज़ को वास्तविक हस्ताक्षर वाले कागज के बराबर माना जा सकता है। हालाँकि, संगठनों के बीच बुनियादी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर्याप्त नहीं हो सकता है।

उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाले दस्तावेज़ के लिए, इसे हस्तलिखित हस्ताक्षर और मुहर के साथ कागजी दस्तावेज़ का एक एनालॉग माना जाता है। संघीय कर सेवा केवल उन्हीं ईडी को कानूनी रूप से महत्वपूर्ण मानती है जिन पर योग्य प्रमाणपत्र के साथ हस्ताक्षर किए गए हैं।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनाने और सत्यापित करने के लिए, एक क्रिप्टोग्राफ़िक सूचना सुरक्षा उपकरण (सीआईपीएफ) का उपयोग किया जाता है, जो प्रेषित डेटा को एन्क्रिप्ट और डिक्रिप्ट करने के लिए एक विशेष कार्यक्रम है।

समकक्षों को जोड़ने के बारे में

अंतर-कॉर्पोरेट दस्तावेज़ प्रवाह को डिजिटल "फ़ील्ड" में स्थानांतरित करना केवल उन समकक्षों के साथ संभव है जो पहले से ही ईडीएफ ऑपरेटर से जुड़े हुए हैं। निःसंदेह, इनमें से आधे से अधिक नहीं होंगे। बातचीत के नए प्रारूप पर स्विच करने के पक्ष में निर्णय लेने के लिए अक्सर प्रतिपक्षकारों को अतिरिक्त प्रेरणा की आवश्यकता होती है। अपनी ओर से, ऑपरेटर एक निश्चित अवधि के लिए मुफ्त या तरजीही विनिमय के रूप में एक छोटा सा बोनस देने के लिए तैयार है। वह सभी मुद्दों को हल करने में भी मदद करता है, क्योंकि वह वर्तमान ग्राहकों के लिए योग्य समर्थन और नए लोगों को जोड़ने में सीधे रुचि रखता है।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका ठेकेदार किस ईडीएफ ऑपरेटर का उपयोग करता है। आप रोमिंग तकनीक का उपयोग करके इसके साथ आदान-प्रदान कर सकते हैं। आप अन्य तरीकों से भी प्रतिपक्षियों के साथ बातचीत का आयोजन कर सकते हैं।

एक विकल्प एक साथ कई एक्सचेंज सेवाओं (सिस्टम) से जुड़ना है। संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह की इस पद्धति को मल्टी-ऑपरेटर कहा जाता है। आप इसे अपने लिए चुन सकते हैं या अपने साथी को पेश कर सकते हैं (यदि उपयुक्त हो)।

क्या होगा यदि आप और आपका प्रतिपक्ष अलग-अलग सेवाओं का उपयोग करते हैं, और आप में से कोई भी इसे बदलना नहीं चाहता है? ऐसी स्थिति में, दूसरा विकल्प इष्टतम है, जब आप अपने ऑपरेटरों से एक साथ संपर्क करते हैं और उन्हें एक-दूसरे के साथ एक्सचेंज स्थापित करने के लिए आमंत्रित करते हैं।

संक्षेप

आइए संक्षेप करें. समकक्षों के साथ बातचीत के डिजिटल प्रारूप पर स्विच करने से पहले, एक एकाउंटेंट को तीन विवरण याद रखना चाहिए:

1. एक उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर दस्तावेज़ को कानूनी महत्व प्रदान करता है।
2. ऑपरेटर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की तेज़ और निर्बाध डिलीवरी की गारंटी देता है।
3. सेवा का उपयोग शुरू करने के लिए, आपको नियमों से जुड़ना होगा, ईएस प्रमाणपत्र और सीआईपीएफ खरीदना होगा। बाकी मुद्दे ऑपरेटर खुद तय करेगा.