В почти всяка компания има последователи, които са "недостъпни" физически за работодателя - тъй като експертите съветват да подпишат договор с тях и актове, особено длъжностни характеристики?
Когато правите първо място за работа на отдалечен служител, има много проблеми, свързани със сложността на управлението на документи. Ето защо, преди да се проектира документите на персонала на компанията, е необходимо да се реши кой от двата работни места на персонала ще се прилагат: традиционен или обмен на електронни документи.
Вариант 1. Традиционен
Когато използвате тази опция, компанията ще изпрати оригиналите на всички документи на персонала по пощата. Служителят ще ги подпише (или да постави картината на познат) и да изпрати поща обратно. В същото време съществуват рискове от нарушения на отклоняването при изучаване, известия и др.Вариант 2. Обмен на електронни документи (312.1 TK RF)
TK RF позволява на работодателя да изпраща документи за персонал (поръчки, уведомления, изисквания и т.н.) и други документи по имейл. Служителят има право да насочва всички необходими документи, включително изискваните документи при допускане на работа, различни изявления в електронна форма. В същото време методът е почти елиминиран от пощенски пратки, възможно е точно да се спазват условията и да се спестят по пощенските разходи.Въпреки това, за обмен на електронни документи между отдалечения служител и работодателя, е необходимо да се използва електронен подпис на страните.
Обърнете внимание, трудовото законодателство не предвижда задължението на работодателя да плати за удостоверението на ключовия сертификат за електронен подпис на служителя, следователно считаме, че този въпрос е разрешен чрез съгласие на страните по трудовия договор.
Преди да получите отдалечени работници, препоръчваме на компанията да отразява използването на дистанционно управление и характеристиките на използването на електронен подпис. Например,Както знаете, работодателят е длъжен да запознае служителя на местните нормативни актове преди подписването на трудовия договор (чл. 68 от Кодекса на труда на Руската федерация), включително с описанието на длъжността. Ако компанията реши да използва електронен подпис, тогава можете да запознаете служителя с местни регулаторни актове, без да получавате ръкописен подпис на служителя в списък с запознаване и с помощта на електронен подпис. Планът за действие може да бъде такъв:
- възможно е да се предвиди дали компанията използва електронен подпис, който носи разходите за получаване на електронен подпис,
- каква е процедурата за обмен на електронни документи, какъв е техният формат, каква е процедурата за потвърждаване на получаването на документи.
- изпращане на PVT, разпоредби за плащане, разпоредби за защита на личните данни, длъжностни характеристики, други местни разпоредби, свързани с работата на служител по електронна поща, използвайки електронен подпис от работодателя;
- служителят трябва да изпрати електронен документ в замяна. В чл. 312.1 TC RF Специалите не са посочени, че трябва да бъде за електронен документ. Това може да бъде имейл, че служителят се е запознал с местен акт или сканиране на прегледа на листата с подпис на служителя. Служителят трябва да използва и при изпращане на електронен подпис.
Възниква въпросът как да бъде, ако страните се споразумеят за използването на електронни подписи в трудовия договор. В края на краищата, преди подписването на трудовия договор, кандидатът няма да знае какво трябва да получи електронен подпис. По този въпрос има някакво неразбиране на правни норми. Ние вярваме, че когато е взето решение за признаване на кандидат за работа, допълнителен етап преди запознаването му с местни актове и подписването на трудов договор следва да бъде етап на одобрение от страните по използването на цифров подпис и получаването на електронен подпис служител за подпис.Каква е процедурата за подписване на трудов договор с отдалечен служител? Ако трудовият договор е подписан от страните в традиционен ред, тогава дружеството ще трябва да изпрати двете копия на трудовия договор по пощата на служителя и да напише придружаващо писмо, което иска да подпише и връща едно копие на адреса на работодателя.
Ако страните използват обмена на електронни документи и електронен подпис възниква редица практически въпроси:
Трябва ли работодателят да изпрати служител за подписване в Word или PDF формат?
Трябва ли служителят да изпрати документ на работодателя в текстов формат (попълване в секция "Подписи на страните")? Или трябва да изпратите документ в PDF формат? В този случай той трябва да отпечата споразумение, да подпише лично, да направи копие на сканиране и само след това да изпрати имейл на работодателя?
Дали e-mails могат да използват страните или други WhatsApp, Skype комуникационни канали и т.н.?
След получаване на документа от служителя, как трябва да се съхранява електронният документ, подписан от електронен подпис?
Как ще се види документът, че той е подписан от електронен подпис?
Досега няма обяснения за държавните органи или съдебната практика по тези въпроси. Но тези въпроси могат да бъдат коментират определенията на електронен документ, данни в регулаторните актове.
стр. 2 чл. 434 Граждански кодекс на Руската федерация:
Електронният документ е подготвен, изпратен, получен или съхранен с електронни, магнитни, оптични или подобни средства, включително обмен на информация в електронна форма и имейл.
пс . 11.1 Изкуство. 2 от Федералния закон от 27.07.2006 г. N 149-FZ "относно информация, информационни технологии и защита на информацията":
Електронен документ - документирана информация, предоставена в електронна форма, т.е. във формата, подходяща за човешко възприятие, използвайки електронни изчислителни машини, както и за предаване на информационни и телекомуникационни мрежи или преработка в информационни системи.
Това означава, че електронното се счита за получен документ (изпратен), използвайки всеки модерен комуникационен канал, по електронна поща, WhatsApp или Skype и др., Както и документът, първоначално създаден и изпратен в електронна форма и се съхранява на електронни медии.
Документът е подписан от електронен подпис, който ще се наблюдава на етикета на файла. Освен това е възможно като допълнителна услуга при получаване на електронен подпис, за да поръчате специални марки върху текста на документа.
Препоръки тук може да бъде такова:Моля, обърнете внимание, че работодателят е подписан с електронен подпис с помощта на електронен подпис, работодателят е длъжен да изпрати служител на служител на трудов договор на хартия по пощата с препоръчано писмо с известие не по-късно от 3 календарни дни (част 2 на член 312.2 от Кодекса на труда на Руската федерация). Законодателството обаче не предвижда отговорността на служителя да върне подписания лично нает договор, защото вече е подписал използването на UEP.
- изпращане на служител с договор, подписан от работодателя в PDF формат;
- отпечатайте договора, подпишете моите собствени, направете копие на сканиране и изпратете PDF на работодателя;
- отпечатайте договора и съхранявайте договора, подписан от двете страни;
- магазини в електронни формуляри, насочени с помощта на електронен подпис. Може би, в случай на проверка, те ще трябва да бъдат представени, за да изгонят подписването на договора от служителя;
- работодателят трябва да бъде фиксиран в местни разпоредби, например в PVT, процедурата за обмен на електронни документи, техния формат, реда на тяхното съхранение, използвано от комуникационните канали и др.).
Подобни проблеми възникват не само при издаване на трудов договор или се запознават с местните актове, но и при извършване на документи за персонал. Персоналът, както обикновено, трябва да поиска от служител да подпише споразумение за обработката на лични данни (ако е планирано да получи информация от трети страни или прехвърляне на трети страни), задължението за неразкриване на търговски тайни (ако дружеството има търговски режим на мистерия), за да подаде въпросник (ако фирмата се използва въпросници), подредете поръчка за работа, лична карта на служителите.
Резултати.
В зависимост от избраната процедура за управление на документи с отдалечен служител, можете:Опция 1. За да насочите всички горепосочени документи по пощата и в придружаващото писмо, за да поискате от служителя да влезе в правилните места и да се върне по пощата. Служител съответно подписва документи и ги изпраща по пощата до работодателя.
Вариант 2.. Директни документи под формата на електронни документи чрез прилагане на UEP. Според нас е по-удобно, ако документите са изпратени в PDF формат, служителят отпечатва документите, подписват лично, ще направи сканиране и да изпрати PDF формат на работодателя, използвайки UEP. Работникът на персонала отпечатва получените документи, ще съхранява опции за хартия в личните случаи и електронните документи в специална папка в електронна форма. В края на краищата, това е електронните документи в този случай ще бъдат оригиналите на документи и хартиените превозвачи са само копия.
В допълнение, обърнете внимание по силата на част 4 от чл. 312.1 TC RF Всяка от страните е длъжна да насочва под формата на електронен документ потвърждение за получаване на електронен документ навреме, определен от трудовия договор за дистанционно управление. Това означава, че са получили документи за подписване, служителят трябва, например, да отговори по имейл, който се получават документи. От своя страна работодателят, когато получава подписани документи от служител, също трябва да отговори на писмо за получаване на документи. Подробности за тези потвърждения (не само крайни срокове, но например текстът на потвърждение, действия за проблеми, неуспехи на неизправности и др.) Следва да се предоставят в трудовите договори и местните разпоредби.
Друг възможен вариант при извършване на служител към отдалечена работа.
Вариант 3. - Това е избирателната активност в местоположението на работодателя за регистрация. Ако страните са съгласни и транспортните разходи са малки - това е приемлив вариант. В този случай можете да проверите документите на служителя и да запознаете служителя с местни актове и да подпишете споразумение, както и поръчка, лична карта и др.
От 23 до 01.10.2018 г. Министерството на труда и социалната сигурност проведоха експеримент за превод в електронната форма на документи и информация за служителите за трудовите отношения. Правилата за нейното прилагане са регламентирани със заповедта от 03.26.2018 г. № 194. В него, по-специално се твърди, че нови правила за работа ще предизвикат такива важни етапи като сключване на трудови договори и проектиране на официалния бизнес пътувания, издаване на екипировки, запознаване на служителя с графика за почивка и някои работодатели на LNA.
11 Големи компании участваха в пилотния проект: Още Руски железопътни линии, Газпромбанк АД, Автоваз Пьдс, PJSC Rosbank, PJSC "Mechel", JSC "Severstal Management", Rostelecom PJSC, Sibur LLC, Alfa-Bank JSC, Tatneft Pjsc, Agrotorg LLC. Сред техните задачи беше:
- да вземат механизма за възможността за провеждане на документи за персонал в електронна форма;
- оценка на разходите и резултатите от новите правила за провеждане на документация на персонала;
- идентифицирайте проблемите и рисковете от провеждането на работен процес на персонала в Ел. форма;
- подготвят предложения за оптимизиране на задължителните документи за работодателите;
- предоставят инициативи за извършване на промени в законодателството, за да се разреши поведението на електронното управление на персонала (ECD).
Според отмяната на Министерството на информацията от 19.10.2018 г. са установени някои трудности, че правителството ще трябва да реши преди да се появят конкретни регулаторни актове на ЕКД. Тук е проблемът с бизнеса:
- Висока цена на придобиване и използване на цифров подпис. Предполага се, че електронната революция на документа ще изисква всяка година да придобие най-малко 1 цифров подпис. Сега цената му на човек е от 1000 до 5000 рубли. Ако тази цена не намалява, икономическият ефект от въвеждането на ECD ще бъде незначителен.
- Липса на унифицирани изисквания за универсален цифров подпис. Понастоящем законът одобри няколко вида EDS, които се използват за различни ситуации. Най-популярен е засилен квалифициран подпис, тъй като може да се използва в по-широк спектър от правни отношения. Въпреки това, за офиса на персонала, законът все още не е установен от вида на EDS, който трябва да се използва и неговите характеристики.
- Технически проблеми. Компанията, която участва в експеримента, стигна до заключението, че поведението на документи, изключително в онлайн формата, е нерентабилно на работодателя поради висок риск да бъде наказан поради технически проблеми. По този начин, за загуба на данни, неразрешено използване на тяхното използване от трети страни, софтуерните грешки при предаването или обработката на информация ще трябва да отговарят за работодателя. Ако имате нужда от загубени документи на съда или регулаторните органи, тогава не само компанията ще пострада, но и служителят, чиято информация е загубена. Така че служителят и надзорните органи ще могат да привлекат отговорност.
- В случай на загуба на документи, работодателят също има рискове за служителите. Без документи те няма да могат да защитават правата си.
Тъй като проблемите са от съществено значение в Министерството на труда, руския съюз на индустриалците и предприемачите и федерацията на независимите синдикати, предложиха първо да намерят възможности за техните решения и след това постепенно да въведат всички инициативи. Освен това длъжностните лица смятат, че първо трябва да изчакате промените в областта на информационните технологии, така че нормите да се свържат с универсалния електронен цифров подпис, архивно съхранение, защита на данните, правното значение на електронните документи, включително в съда. Според плановете на правителството, съответните законопроекти трябва да бъдат изготвени в следните дати:
- до 2020 г. - инициативи относно формирането, придобиването и използването на електронен подпис, установяването на единични изисквания за него, нейната визуализация в електронния документ;
- до 2020 г. - проекти, при които концепциите за електронния документ, процедурите за съхранение и обработката на електронни документи и техните дубликати (електронни изображения) ще бъдат усъвършенствани.
Министерството на труда е убедено, че едва след приемането на всички тези правни основи, възможно е да започне активно развитие на законопроекта, което позволява на работодателите да извършват документация на персонала само в електронна форма. Ще се появи документ, според длъжностни лица, не по-рано от 2021 година.
Защо се нуждаете от друг експеримент
Министерството на труда реши да не изчака следващите промени в законодателството относно електронния цифров подпис. Освен това длъжностните лица са уверени, че практическият опит на прехода към електронни документи е много по-полезен за разработчиците на сметката, отколкото всички други възможности за събиране на информация. Следователно през следващите три години се планира да се проведе друг експеримент за прехода към ECD. Съответният законопроект вече е подготвен и трябва да попадне в държавната дума в близко бъдеще.
Целта на втория пилотен проект е да се идентифицират и, ако е възможно, да се намери решение на проблемите, свързани с използването на електронен подпис, архивно съхранение на електронни документи, други точки, когато работят с ECD. И работа на работа, която ще се съгласи да участва в експеримента, ще трябва да бъде в периода, когато други регулаторни актове се променят. Според Министерството на труда, до 2020 г. следва да се одобрят измененията на следните федерални закони: \\ t
- "При задължително копие на документи";
- "Относно информацията, информационните технологии и защитата на информацията";
- други регулаторни правни актове, в които има позовавания на електронни документи, процедурите за съхранение и използване на електронния дубликат (електронно имидж) на документа или самия документ.
Що се отнася до участниците в проекта, те все още са неизвестни, но е планирано да бъде около 10 организации, готови за промени в работата. Всички разходи, които ще трябва да носят работодатели, напълно попадат на раменете си. В същото време те ще могат да избират кои видове електронен подпис да използват и кои документи за персонала ще се извършват изключително в електронна форма. Единственото правило е да се използва засилен квалифициран електронен подпис, ако е:
- трудов договор;
- споразумение за отговорността;
- студентски договор.
Или ако в тях са направени промени.
Също така е изяснено, че в рамките на експеримента компаниите ще трябва да разработят и гарантират ефективността на собствената си информационна система, която ще позволи да се съхраняват електронни документи, да предоставят достъп до различни категории потребители за различни действия (промени, контрол, \\ t Получаване на изявление (копиране) и др.).
Не забравени служители и правата на работниците. Компаниите, които ще участват в пилотен проект, ще задължат да се регистрират в колективни споразумения или индивидуални споразумения със служители, че не са против превода на документи в онлайн формата.
Според плановете на Министерството на труда експериментът трябва да премине от 01/01/2019 до 31.12.2022. Но ако държавните депутати на Дума нямат време да одобрят сметката, времето може да се промени. Внимавайте за нашите новини.
Това, което решихме за електронна работна книга
Първоначално длъжностните лица искаха да комбинират инициативата за прехода към електронната книга с идея да преведат напълно работодателите на ECD. Въпреки това, както показа експериментът - проба, електронният поток на документа в семинара на персонала трябва да се развива отделно. Имаше съюзи и изцяло руски съюз на работодателите.
Така Министерството на труда реши сметката за електронната трудова книга, за да го популяризира сега, така че през 2020 г. да въведе уеб документ в местни компании. Според длъжностни лица инициативата е готова и предполага, че (цитати от информацията на Министерството на труда от 10/19/2018):
работодателите ще бъдат изпратени в пенсионния фонд на Русия в електронна форма информация за заетостта на служителите, т.е. за приемане на работа, превод на друго работно място, уволнение. Проектът е мащабен, тъй като засяга всички работодатели. Служителите ще имат възможност да видят в информационната система по всяко време на записа, който създава работодател, както и насочване на данните си в електронна форма на работодателя, например, с заетост, включително да работи дистанционно в друга област.
На плюсовете и минусите на електронната книга за заетост може да се прочете в нашия материал
Как официалните служители виждат реформата
Както вече обявява за заместник-министът на труда и социалната защита на Руската федерация, Любов Йелцова, Mintrost е готова да слуша позицията на предприемачите и синдикатите за прехода на руските дружества на ECD.
Обясни Любов Елцова (цитат на официалния сайт на Mintruda - прибл.):
"Основната същност на нашите предложения е, че заедно с документалния поток на документа, компаниите имат способността да провеждат електронно управление на персонала. По-специално се предлага да се даде право на работодателя да вземе решение за пълната или частична компетентност на документи, свързани с персонала в електронна форма. Това решение ще бъде направено от работодателя само като отчитането на становището на представителния орган на работниците.
Всички разходи за провеждане на документи в електронна форма са прикрепени изключително на работодателя. Служителят не трябва да съдържа никакви разходи, свързани с поддържането на частичен или пълен поток на електронния персонал. Освен това работодателят е длъжен по искане на служителя да му предостави документи, създадени в електронна форма, на хартия. "
Който е готов за прехода
Министерството подчертава, че дружествата от банковия сектор и информационните технологии се застъпват за въвеждането на ECD, "когато предимно вертикално интегрираните структури са свързани с използването на информационни технологии." Ето защо те станаха първите участници в пилотния проект. В същото време много компании вече са оценили предимствата на електронното управление на документи, така че ако властите са легализирани в персонала, бавно започват да ходят на нови правила за работа.
Според експерт Clubatk, адвоката на агенцията за набиране на персонал "Арес" Татяна Магера, въвеждането на електронния ръководство на документи на персонала - необходимия и жизнеспособен процес. Може би на първия етап преходът към него наистина може да бъде изключително доброволен както за работодателите, така и за работниците. Освен това всъщност създаването и отчитането на документите на персонала са в цифров вид в продължение на няколко години. Отпечатването и дублирането на документ върху хартията трябва да се дължи на изискването за неговото сертифициране на служителя и работодателя. Легализацията на електронния цифров подпис за страните по трудовите отношения може да реши този проблем.
Татяна Магера също напомня, че използването на такива портали като nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru, тя все още става все по-популярна и ефективна. Така че нищо не пречи на въвеждането на електронни документи и в счетоводството на персонала, включително използването на вече налични платформи и разработки.
Какво може да се преведе в онлайн формат сега
Руското законодателство съдържа много регулаторни актове, които позволяват на компаниите да превеждат някои документи за персонал в цифров формат. С решение на управлението на предприятието вътрешните документи могат да се изтеглят директно в работните компютри. Ако е необходимо, те могат да бъдат отпечатани и знаци. Ако в цифрова версия да ги изпратите на работници или правителствени агенции, тяхната автентичност трябва да бъде потвърдена от електронния цифров подпис.
Вестник на електрическо оборудване, pr.).
Лични карти на работници, поръчки за персонал, трудови книги и списание за тяхното счетоводство, трудови договори и адреси към тях, както и повечето от списанията за персонал трябва да се извършват на хартия.
Нюанси на организации за управление на документи: дали законодателството е допустимо да се използват EDS в документите на персонала на предприятието - прочетете в статията.
Въпрос: Ще има валидни документи (персонал и софтуер), подписани от ръководителя на EDS и отпечатани на хартия.
Отговор:Информацията в електронния електронен подпис без формат е признат от електронен документ, който е еквивалентен на хартия на хартия, подписана сама по себе си. Изключенията са случаи, когато федералните закони или регулаторни закони, приети в съответствие с тях, са изискването за необходимостта от изготвяне на документ само на хартиен носител. Това означава, че законодателството позволява на работодателя да използва квалифициран електронен подпис върху ограничения състав на документите (част от четвъртия цент. 312.1 от Кодекса на труда на Руската федерация). В същото време, в Кодекса на труда, обменът на електронни документи е разрешен само за отдалечени работници. Работодателят е длъжен да издаде документи на хартия, където личните подписи на служители и упълномощени лица са задължителни. Това е трудова книга, трудов договор, лична карта, персонализирани поръчки, изявления, увреждания, счетоводни дневници и други (списък с такива документи, виж таблицата по-долу). По този начин всички документи на персонала, при които трудовото законодателство изискват съгласието на служителя, е необходимо да се съхранява на хартия, с подписи на упълномощени лица и служители. В такива документи трябва да има "живи" подписи на служителя и упълномощено лице. В други документи на персонала (например в работната часова счетоводна таблица) EDS на комисаря (надзорен орган) може да стои.
Александър Сорокин отговаря,
Препоръки. "
Обосновка
Ситуация:Възможно ли е да се извърши работна маса счетоводна таблица в електронна форма без регистрация на хартия
Можете, но само ако е сертифициран чрез електронен цифров подпис.
Работната счетоводна таблица (във формуляр № T-13 или независимо разработена форма) е първичен счетоводен документ (параграф 2 от решенията на правителството на РЧ, от 8 юли 1997 г. № 835). Основни и обобщени идентификационни данни могат да бъдат изготвени на хартия и машинни носители. Преходът към поддържане на изразходвано време в формата на двигателя следва да се записва в акта на счетоводната политика на организацията ().
Информацията в електронния електронен подпис без формат е признат от електронен документ, който е еквивалентен на хартия на хартия, подписана сама по себе си. Изключенията са случаи, когато федералните закони или регулаторни закони, приети в съответствие с тях, са изискването за необходимостта от изготвяне на документ само на хартиен носител. Това е посочено в закона на 6 април 2011 г. № 63-FZ. В същото време организацията е длъжна да направи копие от такива документи на хартиен носител по искане на държавни органи (част 6 от чл. 9 от Закона за 6 декември 2011 г. № 402-FZ).
По този начин работното време счетоводни часове може да бъде проведено в електронна форма, ако съдържа правилно декориран електронен подпис на лицето, отговорно за поддържането на табела, ръководителя на структурното звено и служителя на персонала. Ако е необходимо, въз основа на този електронен документ, работодателят може да направи таблица на хартия.
Подобна гледна точка се съдържа в писмото на Министерството на финансите на Русия от 11 януари 2012 г. № 03-02-07 / 1-1.
Характеристики на работа с електронни документи
Какъв персонал можете да влезете в трудов договор в интернет?
С отдалечени работници.
Допустимо ли е в електронната форма на авансово плащане доклад за бизнес пътуване?
Да, допустимо.
Колко години да съхраняват документи за персонала в електронна форма?
Колкото и да е хартия.
Измененията на Кодекса на труда на дистанционната операции позволяват да се издават трудови отношения чрез интернет. За да се справим с времето, организациите се стремят да овладеят потока на електронния документ. Сложността е, че много персонал не се доверяват на виртуални документи. Как е причината за това? Какви са изискванията за документите на персонала в електронна форма? Кой от тях трябва да бъде дублиран на хартия?
Организацията има право да изготви първични счетоводни документи както в хартиен, така и в електронна форма (част 5, член 9 от федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ (наричан по-нататък - закон № 402-FZ). Използвайте ги За целите на управлението е възможно само, при условие че те имат правна сила (стр. 2.1.25 GOST R 51141-98).
За да се постигне това, правят подходящите документи, работодателите се изискват:
- въз основа на нормите на съществуващото законодателство;
- създаване на документи в рамките на нейната компетентност;
- спазват установените правила за документи.
Електронният документ трябва първо да бъде издаден съгласно общите правила за управление на офиса (GOST R 6.30-2003). Второ, имат задължителни подробности, определени за подобен документ на хартия (част 2 от член 9 от Закон № 402-FZ). Това, например, името на документа и датата на нейната подготовка, името на организацията, вида на документа, стойността и единиците за измерване на събитието и др.
Документи, които се изпълняват само на хартия
Електронният документ, подписан с квалифициран електронен подпис, се признава като еквивалентен документ на хартиен документ, подписан със своя подпис (част 1 от член 6 от Закон № 63-FZ). Изключение - случаите, в които федералните закони или регулаторните правни актове, приети в съответствие с тях, изискват събиране на документ само на хартия (таблица по-долу).
Съвет
Имате право да дублирате записи в личната си карта, която се провежда на хартия, записи в личната карта, която се извършва в електронна форма
На практика, дори ако организацията въведе електронна система за управление на документи, на хартия се издават част от документите, по отношение на които законът изисква да получават лични подписи на работниците, се издават на хартия. Например, книга с отчитане на движението на трудовите книги и вмъква в тях. В края на краищата тя съдържа срива на отговорното лице, което е приело или попълвала трудовата книга "и" рецепцията на служителя при получаването на заетост ". Но дневникът на регистрацията на трудовите договори е по електронен път.
Поправете грешка
|
Грешка Някои работодатели смятат, че могат да получават документи (информация) в електронна форма, необходима за назначаването на наръчници за деца (информация) в електронна форма, при условие че са заверени с квалифициран електронен подпис (точка 5.1 от назначаването и изплащането на одобрените публични обезщетения \\ t По реда на Министерството на здравеопазването на Русия от 23 декември 2009 г. № 1012N (по-нататък - поръчка)). |
Като правилно Клауза 5 от процедурата предвижда, че пощенският директор изпраща на организация, която възлага ползи, копия от документи, заверени в съответствие с процедурата, установена със закон, например, от нотариус (член 77 от основата на законодателството на Руската федерация \\ t На нотариуса, одобрен от постановлението на Върховния съвет от Руската федерация от 11 февруари 1993 г. № 4462-1; Указ на президиума на Върховния съвет от СССР от 4 август 1983 г. № 9779-X). |
|
Какво се случва, ако ... Ако компанията плаща наръчник за сканирани и неуспешни копия по предписания начин, FSS Russia няма да го приеме за тест. |
|
Как да получите подсилен квалифициран подпис В раздела "трудови спорове"
ще намерите решение на съда, че трудовите отношения могат да бъдат потвърдени от съдържанието на електронната кореспонденция, която е извършена в процеса на допускане на работа (help.kdelo.ru/sn/item5180?catid\u003d4324)
Засилен квалифициран подпис ви позволява да идентифицирате служител, който е подписал документа и дали документът се е променил след подписването му (част 4 от чл. 5 от закона № 63-FZ). Ключът за проверка на такъв електронен подпис е посочен в специален квалифициран сертификат на акредитиран сертифициращ център. За да се направи засилен квалифициран подпис, организации и работници трябва да се свържат с акредитиран сертифициращ център (член 15 от Закон № 63-FZ) и да представят набор от необходимите документи (член 18 от закона № 63-FZ). Списъкът на акредитираните сертифициращи центрове е публикуван на уебсайта на Министерството на комуникациите на Русия Minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator\u003d118 (Информационно писмо на Федералните финансови пазари на Русия от 6 юни 2013 г. № 13- \\ t DP-10/21117).
Колко и как да съхранявате виртуални документи за персонал
Всички основни документи, декорирани с организацията, могат да се съхраняват в електронна форма. Основното е, че те са сертифицирани от квалифициран електронен подпис. Процедурата за формиране на електронен архив на организацията се определя от правилата на архивите. В този случай законът не предоставя никакви специални начини за съхраняване на електронни документи. Компаниите могат да се съхраняват на компютър, флаш устройство, диск, на хартия в печатна форма с електронен знак за подпис: "Документът е подписан от електронен цифров подпис. Номер на отпечатък. "
Съвет
Организацията има право да не създава свой собствен архив, но да прехвърля документите си за постоянно съхранение в държавния архив (параграф 4 от чл. 18 от Закона от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ)
Важно е да се осигури такъв режим на съхранение, който изключва:
- загуба, унищожаване или нарушаване на информация. Например, за пренаписване на документи за нови носители като предишното et al. (Раздел 4.4.2.4 от правилата на архивите);
- Неоторизиран достъп до лични данни. Например, присвояване на служители, отговорни за осигуряване на безопасността на личните данни в информационната система и др. (Параграф 13-16 от изискванията, одобрени от резолюцията на правителството на Руската федерация от 1 ноември 2012 г. № 1119).
Сроковете за съхранение на хартиени и електронни типични архивни документи са еднакви. Те са установени по реда на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558.
Запомни всичко
Работодателят е длъжен да издаде документи на хартия, където личните подписи на служители и упълномощени лица са задължителни. Това е трудова книга, трудов договор, лична карта, поръчки за персонал, изявления, листове за инвалидност, счетоводни списания и др.
Има известно противоречие между закона за електронния подпис и Кодекса на труда. Формално, документ с електронен квалифициран подпис е равен на документа, подписан със себе си. Въпреки това, в Кодекса на труда, обменът на електронни документи е разрешен само за отдалечени работници.
Към днешна дата трудовото законодателство не предоставя работодател за условия, при които всички документи на персонала могат да се съхраняват само в електронна форма. Изключение - документи, свързани с трудовите отношения на дистанционните работници.
С решението на Колежа Розархива от 6 февруари 2002 г. (наричан по-долу - правилата на архивите)
Александър Сорокин отговаря,
заместник-началник на катедрата по оперативен контрол на Федералната данъчна служба на Русия
"ЦК трябва да се прилага само в случаите, когато продавачът предоставя на купувача, включително своите служители, отлагане или вноски за изплащане на техните стоки, строителни работи, услуги. Тези случаи са, че по мнението на ФТС принадлежат към предоставянето и изплащането на заема за плащане на стоки, строителни работи, услуги. Ако организацията издава парична заема, получава връщане на такъв заем или той получава и връща заем, не се прилага касиерът. Когато е необходимо да се пробие проверка, вижте
Понастоящем оптимизацията и автоматизацията на процесите във всички сектори на икономиката са една от най-обсъжданите в експертната общност. Държавата не го лишава и държавата: през 2017 г. е одобрена "стратегия за развитие на информационното общество в Руската федерация за 2017-2030", в която се прилага програмата "цифрова икономика".
Една от дейностите на тази програма е да премине към безхартирано взаимодействие на работниците и работодателите. Това означава, че в близко бъдеще трябва да се появи законодателна рамка, която позволява извършването на документи за персонал в електронна форма.
Как да изглеждаме бъдещето на работните потоци на персонала?
Очевидно в бъдеще работодателят и служителят трябва да могат да подписват никакви документи за персонал в електронна форма от всяко място в света от всяко устройство. Хартиените документи и "живите" подписи трябва постепенно да се измъкнат от работния оборот. Същевременно, разбира се, следва да се осигури подходяща идентификация на лицата, подписващи документи за персонал, както и сигурността и съхранението на информация в електронна форма.
Защо е важно?
Предимствата на въвеждането на без достатъчно взаимодействие на служителя и работодателя са очевидни:
Спестяване на служители (и следователно парите на компанията);
Подобряване на мобилността на служителите - документите могат да бъдат подписани с лаптоп или смартфон от всяка точка на света;
Ускоряване на координацията и подписването на документи за персонала;
Опростяване на процеса на контролиране на подписването на документи за персонал;
Увеличаване на прозрачността на управлението на документи за персонала;
Подобряване на запазването на документи в сравнение с хартията;
Спестяване на офис / архивно пространство за съхраняване на документи;
Намаляване на разходите за хартия и загриженост за екологията;
Намаляване на риска от фалшиви документи (при използване на засилен квалифициран електронен подпис);
Осигуряване на по-бърз и прост достъп до архива на документа;
Гарантирано по-бързо подаване на документи на контролиращите органи.
Какво се прави на държавно ниво?
За въвеждането на без достатъчно взаимодействие на служителя и работодателя, Minrru Русия вече стартира съответния експеримент с сделки към електронната форма на документите и информацията за служителите относно трудовите отношения.
Големи руски работодатели са направили партита към експеримента: руски железопътни линии, Асон Газпромбанк, Автоваз Пьдс, PJSC Rosbank, PJSC "Mechel", Sverstal Management JSC, Rostelecom PJSC, Yandex LLC.
Експериментът трябва да помогне:
Тества механизма за провеждане на документи за персонала на работодателя в електронна форма;
Оценка на разходите за въвеждане и резултата;
Премахнете проблемите и рисковете, когато се придвижвате към безхартиено взаимодействие.
Според резултатите от експеримента, се планира да се подготвят предложения за оптимизиране на документи, задължителни за наемане в областта на трудовите отношения, както и да се развиват и правят подходящи промени в законодателството на Руската федерация.
Законодателните промени са планирани не по-рано от IV тримесечие на 2018 година.
Планът за експеримента на Министерството на ментаха
Първа стъпка
Подготовка на проекти и одобрение на местни регулаторни актове, необходими за провеждане на експеримент в организация, която съдържа процедури за неговото поведение, списък на отговорните лица за експеримента;
Организиране на взаимодействие с основната синдикална организация или (при липса на първична синдикална организация) с други представители на служителите, които да участват в експеримента.
Втора фаза
Подготовка на корпоративни информационни системи, както и друга техническа подготовка (ако е необходимо);
Изясняване на местните разпоредби за експеримента (ако е необходимо).
Трети етап
Изпълнение на експеримента в избрани фирми;
Обобщаване от всеки участник върху резултатите от миналия експеримент и посоката на информацията в Министерството на транспорта на Русия, съдържаща оценката на финансовите разходи, разходите, рискове, свързани с провеждането на експеримента, анализ на ефектите от провеждането на персонала Документи в електронна форма, както и тяхното въздействие върху производителността на труда и тяхната дейност.
Четвърти етап
Общо обобщаване и оценка на резултатите в зависимост от резултатите от експеримента в Министерството на мента Руски.
Видове работа с документи за персонал, включени в експеримента:
Сключване на трудови договори;
Регистрация на офис бизнес пътувания;
Ваканционна украса;
Известие за работниците относно композитните части на заплатата поради съответния период;
Министерството на икономическото развитие на Русия е разработило законопроект, предвиждащ възможността за използване на електронен цифров подпис в документите на персонала. Авторите на измененията на Кодекса на труда очакват, че предложените промени ще оптимизират процедурите за запознаване на служителите с местните актове, получени пряко свързани с тяхната заетост.
Документите, използвани в трудовите отношения, могат да бъдат съставени не само на хартия, но и под формата на електронни документи, подписани с електронен подпис, но да се запознаят с местните нормативни актове на работодателя, служителят не може да не е под него, а електронен подпис. Предлагат се такива правила да допринесат за Кодекса на труда на Руската федерация проектозаконът "относно измененията на Кодекса на труда на Руската федерация (по отношение на използването на документи в електронна форма)" (наричано по-долу - законопроект). Понастоящем текстът на законопроекта е публикуван на портала Регламент.Гов.РК за обществено обсъждане, която ще продължи до 25 май (ID на проекта 02/04 / 03-16 / 00046833).
Разработчиците в обяснителната бележка към законопроекта отбелязват, че много компании вече използват информационни системи не само за изпращане на вътрешни документи, но и при обмен на електронни фактури, валутни документи в електронна форма и т.н. следователно се приема, че прехвърлянето на персонал Документите в електронна форма не са, че ще изисква закупуване на допълнителни технически средства (включително електронни подписи). Говорим за подписите, които се използват служителите на работодателя, а не работници. Законопроектът обаче не съдържа императивно обучение за плащане на електронен подпис за служителите. Освен това, в обяснителна бележка се казва, че работодателите, които желаят да инвестират в проекти, свързани с използването на информационни технологии, могат да направят това (но не трябва).
Подпишете документи онлайн имат право не само "Remoters"
Според Министерството на икономическото развитие, в съвременните икономически условия, работата е важна за намаляване на разходите, които не са свързани с основните средства за производство. Това е особено вярно за компаниите, които работят в няколко предмета на Руската федерация и са принудени да съдържат служене на персонал във всеки клон (представителство). Възможно е намаляването на разходите чрез оптимизиране на работата на персонала, правене на документи на хартия, отказ за отдаване под наем на допълнителни помещения, в които се съхраняват документите на персонала, намаляват разходите за канцеларски материали, закупуване на специални шкафове и др. Според експертни данни, разходите, свързани с документалния поток, могат да достигнат до 10% от работния капитал на компанията, а делът на документите на персонала в общия дебит на документа - 50%.
Според Министерството на икономическото развитие, способността за подписване на електронни документи ще спомогне за подобряване на тези показатели. Поради възможността едновременно да се запознаят всички служители с приетия местен регулаторен акт, запознаването, с което по силата на закона е задължително (ал. 10 чл. 2, чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация) \\ t Въпреки че не прекарват времето си на лична среща или прехвърлянето на документи, ще направят работата на персонала услуги много по-ефективни. В компаниите с висока ротация на персонала, където често се дължи на нарушение на крайните срокове, практиката на подписване на документите "обратно цифри" се намира, електронният поток на документи ще спомогне за запознаване със закона.
Такава поръчка също така ще позволи на служителите в удобно време да се запознаят с голямо количество документи, а служителите, които са получили електронен подпис за подписване на човешки ресурси, ще могат да го използват и при получаване на обществени услуги в електронна форма.
Обърнете внимание, че в момента Кодът на труда позволява електронен документ поток между служителя и работодателя само ако става въпрос за дистанционна работа (член 312.1 от Кодекса на труда на Руската федерация). Подходящите изменения бяха направени преди кодекса преди три години (федерален закон от 04/05/2013 No. 60-FZ).
Според Министерството на икономическото развитие на Русия подобна ситуация нарушава правата на работниците, които работят в стандартен режим и следователно е необходимо да се предвиди в закона възможността за обмен на електронни документи и за "обикновени" трудови отношения.
Ще бъде позволено да се използва електронен подпис, но не винаги
Предлага се законопроектът да се допълни TC RF новата норма - чл. 8.1, което приравнява статута на хартиените документи със собствена подпис на упълномощено лице или служители и електронни документи с електронен подпис, признавайки в писмена форма и двата документа.
Възможността и процедурата за използване на електронен подпис, случаите на признаване на електронни документи, подписани от електронния подпис, еквивалентни документи на хартиен и процедурата за отказ на служител от използването на електронен подпис, който ще бъде допуснат, в който се приема Считам мнението на избрания орган на Организацията на първичната профсъюзна организация.
Използване на електронен подпис може да се използва от три условия:
работодателят прие посоченото по-горе местен регулаторен акт;
служителят е запознат с този местен регулаторен акт под живопис (в този случай е предназначен само лично запознаване с хартията на хартията);
работодателят прие организационни и технически мерки за използване на електронен подпис (по-специално процедурата за проверка на електронни подписи, съхранение на електронни документи, целостта и инвариантността на документите, подписани от електронен подпис.
Служител на свой ред може да не се съгласи с използването на електронен подпис. Това е особено вярно за тези служители, чиято работа не е свързана с компютъра. В този случай служителят има право да подаде писмена декларация за неизползването на електронния подпис в трудовите отношения с този служител.
Освен ако не е установено друго от Кодекса на труда на Руската федерация, други регулаторни правни актове, в взаимодействието на страните по отношение на промените в работата на работното място в Кодекса на труда на Руската федерация, използването на електронен подпис е позволено. В същото време проектозаконът съдържа списък на документите (и доста впечатляващи), когато не се допуска използването на електронни подписи на служителя. По-специално, такива документи включват:
- свързани с материалната и дисциплинарната отговорност на служителя;
- колективно споразумение; поръчка за отстраняване от работа; Приложения, които са основа за предоставяне на отпуск по майчинство, грижи за деца, предоставяне на допълнителни уикенди за грижа за децата с увреждания;
- документи, придружаващи процедурата за намаляване на броя (превенция, позиция на свободните работни места и други документи);
- изявление на служителя за дизайна на работната си книга и други.
свързани с заетост, сключване, промяна, прекратяване на трудовия договор;
споразумение за пълноценно или колективно (бригада) материална отговорност;
Зареждане...
